Hvis din organisation har mere end én medarbejder, og de ansatte rejser eller køber firmaet på deres personlige kreditkort, skal du have en kreditkort refusion politik.Kreditkort refusion politikker giver dig mulighed for at bestemme, hvilke udgifter der vil blive tilbagebetalt, sætte et loft på udgifter og informere medarbejdere om, hvordan refusionsprocessen fungerer.
Bestem, om der kræves forudgående godkendelse
Reimbursing af kreditkortudgifter til medarbejdere kan være et budget mareridt, hvis menneskelige ressourcer og regnskaber ikke har nogen idé om, hvilken slags afgifter der skal forventes. At kræve forhåndsgodkendelse for nogle eller alle kreditkortudgifter kan eliminere stickerchok under afstemning af kreditkort refusionsafgifter. Rejse- eller udgiftsautorisationsformularer og indkøbsordrer kan hjælpe ledere med at stoppe uautoriserede udgifter, samtidig med at de hjælper menneskelige ressourcer og regnskaber med at få en ballpark-ide om de omkostninger, der vil blive refunderet.
Indstil udgiftsgrænser
Capping kreditkort refusioner ved at fastsætte grænser for udgifter er en anden måde, at kreditkort refusion politikker kan hjælpe med at forhindre budget elendigheder. Fastsættelse af udgiftsgrænser for måltider, hoteller og underholdning vil holde rejse refusioner i tjek, mens refusioner for tjenester eller materialer skal kontrolleres gennem købsordrer eller forhåndstilladelse. Standard godtgørelser til måltider kan for eksempel eliminere behovet for medarbejdere til at skifte kvitteringer og hjælper organisationer, der behandler mange refusioner.
Definer, hvilke udgifter der vil blive refunderet
Enhver kreditkort refusion politik skal klart definere, hvilke udgifter vil blive refunderet. Mens mad-, rejse- og logiomkostninger er standardomkostninger til refusion, kan virksomhedskulturen diktere andre omkostninger, der er genstand for refusion, såsom omkostninger til at underholde klienter, herunder eller eksklusive alkoholholdige drikkevarer og vasketøjsservice til udvidede forretningsrejser. Din politik skal definere, hvilke omkostninger der kan refunderes, og hvornår, for at undgå medarbejders misbrug af regnskabet.
Bestem, hvad der er nødvendigt for at understøtte refusion
Refusion af kreditkortkort til medarbejdere kan hurtigt blive problematisk for regnskabsmæssige og menneskelige ressourcer, hvis refusionspolitikken ikke bestemmer, hvilken dokumentation der kræves. Mens nogle virksomheder er afhængige af individuelle kvitteringer, bruger andre e-mail-kvitteringer eller annoterede kopier af kreditkortopgørelser eller fastsætter standardgodtgørelser for de fleste refusionsberettigede udgifter for at undgå overskydende papirarbejde i det hele taget. Den mængde refusioner, som din organisation beskæftiger sig med, bør diktere din politik.
