SOP'er, mere formelt kendt som standard operative procedurer, er dokumenterede praksis designet til at sikre overensstemmelse i forretningspraksis og -operationer. Mange mennesker tænker på SOP'er, som kun er anvendelige i praktisk laboratorie- og fremstillingskontekster. Ifølge Miljøstyrelsen er et af de vigtigste mål for SOP'er at mandat til, hvordan udstyr opretholdes, justeres og anvendes. SOP'er kan dog også dække flere analytiske processer, hvilket betyder, at de kan anvendes i forskellige forretningskontekster.
Sundhed og sikkerhed
Standard driftsprocedurer opretholder sundhed og sikkerhed for alle arbejdstagere. Specielt i produktionsanlæg, hvor tungt udstyr er involveret, kan SOP'er medvirke til at sikre, at medarbejdere bruger udstyr til at forhindre personskader. SOP'er kan mandatere regelmæssige rengørings- og vedligeholdelsesplaner. Disse aktiviteter er vigtige for sikker drift af maskiner, men glemmes nemt, når medarbejdere skifter skift og ingen skriftlige poster eksisterer. SOP'er viser også, hvordan man kører udstyr sikkert under regelmæssig brug. Et dokument fra Iowa State University foreslår at bruge diagrammer sammen med ord for at gøre instruktioner krystalklar.
Konsistens af resultater
I laboratorieindstillinger foreslår Miljøstyrelsen, at følgende regler fastsat af reguleringsorganerne ikke altid er nok. Arbejdstagerne foretager undertiden små ændringer i standardproceduren baseret på de mere specifikke krav i et bestemt eksperiment. Når disse ændringer ikke dokumenteres, kan eksperimentelle resultater variere mellem teams af teknikere ved hjælp af lidt forskellige metoder. At skrive standard operativprocedurer, der er specifikke for din virksomheds forretningsområde, sikrer, at alles arbejde fungerer på samme måde, hvilket begrænser omkostningerne ved yderligere forsøg for at forklare inkonsekvente resultater.
Lovmæssige og juridiske overholdelse
At skrive en standard driftsprocedure med et tilsynsorganets krav i tankerne sikrer, at praksis i din organisation svarer til industriens forventninger. Dokumenterede procedurer hjælper med at strømline interne og eksterne revisioner også. Hvis din virksomhed f.eks. Vedligeholder ISO-certificering, kan du hjælpe eksterne auditorer ved at give skriftlige kopier af dine ISO-kompatible procedurer. De kan så rådgive dig om, hvor præcis i processen arbejdstagere er ved at falde. SOP'er beskytter dig også mod retssager - for eksempel hvis en medarbejder er skadet på arbejdspladsen efter at have undladt at følge dokumenterede bedste praksis. SOP'er i kontorindstillinger kan også sikre lovlig overholdelse. For eksempel kan en SOP for at forhandle forretningsforbindelser i udlandet stoppe ledere fra at træde ind i ulovligt bestikkelsesområde.
Øget effektivitet og produktivitet
Folk har brug for konsistens til at være deres mest produktive. Når der ikke er nogen tvivl om, hvilket format et dokument skal tage, om udstyret skal rengøres og hvor forsyninger skal opbevares, kan folk simpelthen gøre deres job uden at stoppe for at stille spørgsmål. Standardisering af alt er umuligt og kontraproduktivt, da medarbejderne har brug for en vis fleksibilitet til at løse problemet. Det kan dog øge effektiviteten på arbejdspladsen ved at skrive SOP'er til regelmæssige rote-procedurer. For eksempel kan en SOP for filnavnet reducere den tid, der kræves for at finde dokumenter og fremme samarbejde på tværs af afdelinger.
