Sådan organiseres mødemøder

Protokoller af møder er vigtige juridiske dokumenter for nonprofits, offentlige myndigheder, samfund og virksomheder. De giver en oversigt over beslutningsprocessen. Protokoller er forskellige fra diktat. De er ikke et ord-for-ord-transkript af hvad der skete på mødet; I stedet er de en oversigt over, hvem der deltog, hvad der blev drøftet, hvilke stemmer der blev kastet, og hvad der blev besluttet. Protokollen opbevares i flere år.

Forbered dig på at optage nøjagtige protokoller

Gennemgå møderedagen. Dette giver dig mulighed for at planlægge for vigtige dagsordenspunkter, som du skal bruge noter til. Du får også en fornemmelse af, hvor mange deltagere der kan forvente.

Udkast et deltagerblad. Dette kan være lige så enkelt som et stykke papir med titlen på mødet og dato øverst med flere nummererede linjer. Du vil distribuere dette ved starten af mødet for deltagerne til at underskrive.

Sørg for, at dit optagelsesudstyr fungerer korrekt. Du kan vælge at tage notater fra mødet på en bærbar computer eller med pen og papir eller ved at optage mødet. Hvis mødet dækker følsomme oplysninger, skal du diskutere optagelsen med formanden og forklare din hensigt at kun bruge optagelsen for at sikre, at protokollen er nøjagtige.

Opret mødemøder for optegnelsen

Tag noter under mødet. Fokuser på emnet for hver diskussion og afgiv kommentar. For eksempel, bemærk at finansieringsallokering for en ny bygning blev diskuteret, men bemærk ikke, at "diskussionen var følelsesmæssig og opvarmet." Bemærk hvem foreslog hver bevægelse og hvad der blev løst.

Opret et dokument, der bliver det officielle mødemøde. Det skal være det samme format som tidligere mødemøder. Overvej at bruge seks sektioner: Opkald til bestilling, opkald, godkendelse af sidste møde minutter, åbne problemer, ny forretning og afbrydelse. Under hver giver et kort og neutralt resumé af diskussionen eller aktiviteten. Hvis der var en stemmeantal, skal du inkludere tally. Hvis stemmer ikke blev talt, angiv kun, at et forslag var "båret" eller "fejlet". Opret en plads til minutter, der skal underskrives af dig selv som notattageren og formanden, hvem vil godkende protokollen.

Cirkulere protokollen til bestyrelsesmedlemmer inden for en uge efter mødet og - hvis mødet var offentligt - arkivere dem som offentlig journal. Foretag ændringer og korrektioner efter behov. Se dine egne noter eller til din optagelse af mødet, hvis der er behov for præcisering.

Gem mødemøder i firmaets filer

Indlæs mødemøder med de tidligere møder. Du kan holde protokollen i et bindemiddel, organiseret af udvalg eller bestyrelse, og i kronologisk rækkefølge. Da møde minutter er juridiske oplysninger, skal du holde dem på hovedkontoret.

Slet den optagelse, du har lavet af mødet, medmindre det er din organisationens politik at beholde denne post. Når dine minutter er endelige, er det normalt ikke nødvendigt at beholde denne sikkerhedskopiering, og indholdet kan være følsomt eller fortroligt.

Kopiere og distribuere mødet minutter ved starten af det næste møde. Disse vil blive godkendt som det første forretningspunkt.