Et lille kontors gældsforpligtelser er en løbende ansvarskonto, der består af gældsforpligtelser, der skal betales inden for de næste 12 måneder. Det er vigtigt, at de dokumenter, der understøtter disse gældsposter, er organiseret, så betalinger på disse forpligtelser sker rettidigt. Den rettidige betaling af leverandørbetalinger fastholder organisationens kreditværdighed plus sikrer gode og stabile forhold til kreditorer og leverandører.
Match modtagne fakturaer med deres købsordre og modtagelses- eller serviceafslutningsdokument. En gyldig og betalbar faktura eksisterer, når en godkendt købsordre blev oprettet, og varer på ordren blev modtaget, eller tjenester blev gennemført. Opret mapper ved hjælp af leverandør navn for at holde uovertruffen indkøbsordrer, modtage dokumenter og andet understøttende papirarbejde.
Arkiver kontoudbetalte dokumenter efter betalingsdato. Når fakturaer er matchet med bilag, skal du kontrollere forfaldsdatoen og indstille en betalingsdato for fakturaen. Organiser fakturaerne i mapper, der repræsenterer hver dag i måneden. Når du bestemmer betalingsdatoen for fakturaen, skal du arkivere den under den pågældende dag. En accordeonmappe, der ikke indtager meget plads, kan bruges til at holde dokumenterne organiseret; hver fane kan repræsentere en dag i måneden. Hvis en akkordmappe er for lille, overvej at bruge hængende filer, der giver mere plads til papirarbejde. Tildel kun dagen i måneden til hver mappe eller fil; Når den aktuelle måned slutter, kan du genbruge disse filer i den næste måned.
Medtag i din daglige oversigt en gennemgang af den pågældende dags betalingsfil. Hvis der er fakturaer indleveret på den pågældende dag, skal du udstede en betaling for fakturaen og markere den som betalt. Fakturaen skal notere betalingsdatoen, checknummeret eller transaktions-id'et, hvis det betales elektronisk, det betalte beløb og identifikationen af den person, der behandlede betalingen.
Fil betalt fakturaer i filer oprettet for hver sælger eller kreditor. Leverandørens fil skal indeholde alle betalte fakturaer siden regnskabsårs begyndelsen eller 12 måneders periode. Dokumenterne i denne fil understøtter de betalinger, der er foretaget til sælgeren. Hvis der opstår et problem ved en betaling eller en leverandør hævder, at betalingen ikke er modtaget, kan denne dokumentation yde støtte til, hvornår betalingen blev gennemført, og de elementer, der blev betalt eller ikke betalt.
