Når du kører en virksomhed, er det vigtigt at besvare telefonerne på en professionel og høflig måde. Telefonen forbliver det primære kommunikationsmiddel mellem de fleste virksomheder og deres kunder. Hvis du læser kundegenererede anmeldelser på virksomheder, vil du bemærke, at kunderne har en tendens til at danne en samlet mening af et firma baseret på, hvordan de blev behandlet på telefonen. Kunder træffer vurderinger baseret på antallet af ringe, før deres opkald besvares, hvordan de bliver mødt i telefonen, hvor længe de er sat på vent, og om de er tilfredse ved afslutningen af opkaldet.
Hent telefonen før den tredje ring. Selv om dette måske ikke er muligt hver gang, bør dette være det overordnede mål. Kunder ser det som uprofessionelt, når deres opkald ikke besvares straks. Selvom du ikke kan komme til opkaldet med det samme, hilser du kunden i det mindste og beder ham om at holde et øjeblik.
Besvar telefonen på en professionel måde. For de fleste virksomheder fungerer en standardhilsen bedst, og du vil måske udstede en universel virksomhedspolitik, hvor alle telefonopkald besvares på samme måde. Brug en simpel hilsen, der indeholder firmaets navn og spørger hvordan du kan hjælpe. For eksempel kan du sige noget til effekten af, "God aften og tak for at ringe til firma XXX. Hvordan kan jeg hjælpe dig?"
Lyt aktivt mens kunden taler. Kunder er irriteret, når de ikke føler, at den anden person er opmærksom på dem, eller de bliver bedt om flere gange for at gentage, hvad de netop sagde. Undgå multitasking mens du er på telefonen, og giv kunden al din opmærksomhed.
Smil mens du taler. Når du smiler, kommer du over mere behageligt i telefonen, og kunderne reagerer positivt på dette. Derudover skal du altid være behagelig og høflig til enhver tid, selv når kunden er irat og ikke er behagelig.
Tal langsomt og tydeligt, mens du forklarer ting til kunden. Kunderne ønsker ikke at føle sig forhastet, som om du forsøger at skynde dem fra telefonen. Det er især vigtigt at tale langsomt og tydeligt, mens du forklarer lange processer eller går over virksomhedspolitikker. Du vil grundigt forklare dig selv, så kunden forstår fuldt ud og ikke efterlader nogen lingende spørgsmål.
