På mange arbejdspladser tjener memorandum som et bekvemt og effektivt kommunikationsmiddel. Ved at besvare spørgsmål i et memorandum, i stedet for i ansigt til ansigt kommunikation, kan du både øge antallet af arbejdstagere, som dit svar når, og give arbejdstagerne et fysisk eller elektronisk dokument til senere henvisning, hvis de glemmer det svar du gav. For at sikre, at dit notat er så effektivt som muligt, skal du formatere din kommunikation korrekt og omhyggeligt komponere det med dit publikum i tankerne.
Opret en memo overskrift. Inkluder "Dato:" efterfulgt af den fulde dato, hvor du sender dit notat, "Til:" med en forklaring af, hvem du sender memorandum til, "Fra:" med dit navn og "Emne:" med En kortfattet beskrivelse af emnet. Hvis du forbereder dit memorandum via e-mail, vil denne overskrift sandsynligvis allerede være til stede for dig. Hvis du skriver dit notat, skal du placere alle disse oplysninger øverst i notatet, justeret til venstre.
Placer spørgsmålet på emnelinjen. Hvis spørgsmålet du behandler var alt for lang, kondenserer det ved at forkorte det til en sætning af to eller tre meningsfulde ord. Hvis du planlægger at adressere mere end ét spørgsmål i dit memorandum, skal du angive emnet for spørgsmålene, efterfulgt af "Q & A" for at advare medarbejderne til indholdet af notatet. Ved at placere dette spørgsmål eller Q & A notationen i emnelinjen gør du det lettere for medarbejderne at finde notatet, hvis de skal referere det senere.
Besvar spørgsmålet eller spørgsmålene kortfattet og tydeligt. Medarbejdere vil gerne have svar på deres spørgsmål, ikke ordentlig rambling. Ved at holde dit svar klart og kort kan du øge sandsynligheden for, at læsere kan forstå svaret og reagere effektivt på det.
Fortæl de ansatte, som de skal kontakte, hvis de har brug for yderligere oplysninger. Hvis du vil rydde op for forvirring i forhold til spørgsmålene selv, så spørg dem om at tale med dig. Hvis der er en anden afdeling i din virksomhed, der ville være bedre egnet til at besvare spørgsmål om emnet, skal du fortælle dine medarbejdere at henvise til en bestemt person inden for denne afdeling og inkludere denne persons kontaktoplysninger.
