For at organisere en vellykket fundraiser-middag skal du planlægge godt, og kender din donorbase og fællesskabet, som fundraiseren i sidste ende gavner. At gøre en god mængde fodarbejde på forhånd kan spare alle hovedpine. Uanset om du er en arrangementskoordinator for et nonprofit eller en entusiastisk frivillig, er der et par skridt, du kan tage for at hjælpe med at afværge et rentabelt venture.
Etablere dit budget. Forståelse af de midler du har, vil bestemme, hvilken type fundraiser middag du kan holde. En ting at tænke på, når factoring i penge er at spørge, om en fancy high-end (og high-cost) fundraiser i sidste ende vil gavne organisationen. Nogle gange kan en scrappy, græsrods affære bringe lige så mange penge uden alle de oprindelige omkostninger. Kreativitet er nøglen.
Bede om hjælp. Disse begivenheder, selvom de tilsyneladende er små, har en måde at blive større end vi forestillede os. Prøv ikke at gøre for meget alene; bede om frivillige at hjælpe med gæstelisten, rydde op, køreudstyr eller hvad har du. At få andre mennesker om bord tillader også folk at bidrage til en årsag, de tror på.
Identificer lokalet så hurtigt som muligt for at reservere det. Hvor bliver denne middag afholdt? Vil det være en lille affære, der kan holdes i nogens hjem eller søger du at skabe en større begivenhed? Prøv at se på billigere muligheder først før du bare lejer en hal; du kan have en filantrop i dit samfund, der favoriserer din sag og ville være villig til at lade dig bruge hendes hjem som et middel til donation. Også spørg efter samfund centre, kirker og grundskoler, hvis faciliteter kan være tilgængelige for lidt eller ingen omkostninger.
Bestem hvem der vil forberede middagen og hvordan. Vil denne begivenhed være professionelt taget i betragtning, eller vil måltidet blive lavet af medlemmer af organisationen? For eksempel kan en fundraiser middag tilberedes af folkeskolebørn. En gruppe børn vil måske gerne rejse penge til en lokal årsag, og de kan hjælpe med at skabe et simpelt måltid, som de laver og serverer.
Inviter gæsterne. Få en komplet liste over tidligere og nuværende donorer og distribuere invitationer. Hvis du er frivillig og ikke har øjeblikkelig adgang til denne database, skal du ringe til velgørenhed og bede om at tale med en direktør eller medierepræsentant for at få en aktuel liste. Mange organisationer bruger e-mail og sociale netværk til at få ordet om deres begivenheder. Dette sparer en enorm mængde penge på papir og mailing omkostninger.
Udpege underholdning. Det er en god idé at have noget andet end middagen for at underholde dine donorer. Hvis dette er en fundraiser til en musik- eller danseskole, ville en betragtning være i orden. En ungdoms sports fundraiser kan bede lokale cheerleaders at udføre et par rutiner, eller måske bede børnene om at forberede en kort og sjov skit om hvorfor de har brug for penge til at fortsætte med deres aktiviteter. Viser en kort film om din årsag kan også være en effektiv måde at skildre, hvor vigtig årsagen er for dit samfund.
Følg med jævne mellemrum før arrangementet. Du kan planlægge denne begivenhed i seks måneder ned af vejen, så det er en god ide at tjekke ind fra tid til anden for at sikre, at tingene stadig er på rette spor. Dette behøver ikke at være et ugentligt telefonsamtale til cateringfirmaet, men du skal i det mindste ringe et par uger før du pakker op de sidste minuts detaljer, der måtte være nødvendige.
