Der er talrige typer skriftlig kommunikation brugt i erhvervslivet. Virksomheder bruger skriftlig kommunikation til at instruere medarbejdere om virksomhedspolitik, informere kunder om produkter og tjenester og til at oplyse investorer om virksomhedernes strategier. Nøglen til at skrive effektiv forretningskommunikation er at skræddersy meddelelsen til din målgruppe. Skriv på en klar, enkel og kortfattet måde, så folk nemt kan forstå din besked.
E-mails
E-mails er den mest almindelige form for skriftlig erhvervskommunikation, ifølge Startupbizhub, et online referencested. Forretningsfolk bruger e-mails til at sende dokumenter, oprette møder, bekræfte aftaler og kontakt jobkandidater. På trods af deres relative afslappethed skal dine e-mails stadig komme på tværs som professionelle. Sørg for, at du adresserer dine e-mails til alle påtænkte parter. At forlade en person ud kan forhindre din e-mails effektivitet. Angiv også det specifikke emne i din email i området "Emne". Undgå at skrive lange afsnit i dine e-mails. I stedet skal du bryde din tekst op med kortere afsnit og punktpunkter, ifølge Forbes online magasin.
Forslag
Forslag er dokumenter, der beskriver kommende projekter. For eksempel sender forretningskonsulenter og reklamebureauer forslag til virksomheder til projekter eller særlige opgaver. En marketingchef kan indsende et forslag til forsknings- og udviklingsafdelingen for at gennemføre produktforskning. Forslag er ofte kun en eller to sider lang. Mange virksomheder bruger specifikke former for deres forslag. Sørg for, at du klart identificerer alle projektets trin og opgaver i dit forslag. Inkluder også de tilhørende omkostninger for hver specifik opgave. Skriv eksempelvis udskrivnings-, post- og portokostnaderne, hvis du skriver et forslag til et direkte mail-projekt.
Rapporter
Rapporter er en anden form for skriftlig forretningskommunikation. Virksomheder bruger rapporter til at informere medarbejderne om forskellige aspekter af virksomheden. Finansafdelingen vil for eksempel skrive finansielle rapporter for at opsummere virksomhedens overskud og salg. Tilsvarende kan en marketingforskningschef skrive en rapport, som opsummerer resultaterne af en kundetelefonundersøgelse. Skriv dine rapporter i et struktureret format. Giv en kort introduktion til din rapport. For eksempel fortælle afdelingschefer, hvordan og hvornår du gennemførte en kundetelefonundersøgelse. Medtag de nøglemålsætninger, du havde til hensigt for projektet. Opsummer dine resultater i din rapportens krop. Tilføj grafer og diagrammer for at præcisere mere komplekse begreber. Medtag et resuméoversigt i din rapport, der fremhæver vigtige resultater eller resultater. Desuden skal du altid inkludere et følgebrev med din rapport for at introducere det til ledere eller ledere.
Brochurer
Brochurer er litteratur, der indeholder dine produkter og tjenester. Virksomheder bruger brochurer til at sælge produkter eller hjælpe salgsrepræsentanter med salgsopkald. Virksomheder producerer brochurer i mange former og størrelser. Nogle brochurer er letter størrelse, mens andre foldes i halv eller tredjedele. Brug farve og billeder i dine brochurer, der indeholder dine vigtigste produkter eller tjenester. Bryd op hver side i din brochure med masser af tom plads, hvilket gør brochuren mere læsbar.
