At underskrive eller ikke at underskrive? Det er det spørgsmål, der ofte opstår, når travle ledere sætter sig for at skrive et notat. I modsætning til forretningsbrev, der klart kræver en underskrift, er notater et andet spørgsmål. Uanset om du vil underskrive dem, er det ikke klart for mange unge ledere, der lige er begyndt i erhvervslivet. Følgende tips hjælper med at skubbe lys over, om du vil underskrive eller ikke underskrive.
Elementer du skal bruge
-
Computer
-
Grundlæggende tekstbehandlingsprogram
-
Grammatik guide eller stil bog, det vil sige AP Style Book
-
Aktuel forskning, dvs. finansielle rapporter, regnskabsrapporter mv.
-
Ordbog, tesaurus, regnearksoftware (valgfrit)
På overfladen kan de virke lignede, men der er mange forskelle mellem et notat og et brev. Brev skrevet på firma brevpapir er eksterne dokumenter. De har tendens til at gå til mindre udenfor målgrupper, såsom klienter, leverandører og industriregulatorer. Dette gør en signatur til et nødvendigt element. Notater er imidlertid interne og ses normalt kun af virksomhedens medarbejdere. I praksis indeholder notater ikke en underskrift. Men nogle gange er ledere kloge at inkludere deres initialer ved siden af deres navn i overskriften. Det virkelige trick er at vide om og hvornår man skal gøre det.
Formålet med et notat vil hjælpe med at diktere, om det skal underskrives eller ej. For det andet til e-mail er notater et primært værktøj, som ledere bruger til at dele information med medarbejdere, uanset om det er enkle meddelelser eller vigtige oplysninger om ændringer i politikken. Nogle notater har en tendens til at være mere følsomme end andre.
Hvor følsomme er oplysningerne? Rutinememoer - dem der beskæftiger sig med ikke-kontroversielle emner - udgør størstedelen af notater sendt af ledere. Disse typer notater kræver sjældent opfølgning og har tendens til at blive taget til pålydende værdi. Andre emner, som f.eks. Virksomhedsnedskæringsforanstaltninger, reducerede sundhedsydelser mv., Kan være vanskelige for medarbejderne at høre. Som følge heraf kan deres gyldighed udfordres. Når emnet er følsomt, kan memoforfatteren starte notatet for at tilføje gyldighed til indholdet. Men selv da er initialer ikke nødvendige.
Hvor mange mennesker vil modtage notatet? Igen går notater undertiden til hundredvis af mennesker, og initialisering af dem kan være en tidskrævende opgave. I erhvervslivet er tiden penge. Selv tilføje initialer kan være en stor virksomhed. Når du beslutter dig for at starte et notat eller ej, spørg, hvilken værdi der tilføjes med denne opgave? Hvis ingen, spring det over.
Tips
-
Signaturblokerer signal til læsere, at de har nået slutningen af et brev. Med notater, telegraferer man slutningen ved at bruge overgangsudtryk, der fremhæver konklusionen, som f.eks. "I afslutning" eller "sidst".
Advarsel
Husk, om du skriver et notat eller et brev, med eller uden en underskrift, kan det være et juridisk bindende dokument. Aldrig dash off enhver korrespondance i hast. Du kan få dig selv og din virksomhed i varmt vand.
