Når du administrerer et projekt eller et team, bliver du til sidst forpligtet til at købe produkter eller tjenester fra et eksternt firma. Virksomheder har protokoller, der detaljerer specifikke dollarbeløb medarbejdere kan godkende på vegne af virksomheden. Hvis et køb, du søger at lave, er højere end den angivne tærskel, er en vejledende forpligtet til at godkende købet. I disse tilfælde anvendes købsforslaget til at begrunde behovet for et køb, især når omkostningerne bliver store eller påvirker en væsentlig del af virksomheden.
Lav et sammenligningskort. Diagrammet bør angive hver leverandør af den vare eller tjeneste, du søger, og indeholde relevante attributter vedrørende tilbuddet. Hvis du f.eks. Søger en leverandør til at yde teamopbygningsaktiviteter til medarbejdere, vil kategorierne indeholde: Firmanavn, Placering, Aktivitetsindstillinger, Valg efter pris, Inkluderet personale, Tidligere kunder og Henvisninger / Reference. Medtag så mange "overblik" attributter som muligt. Dette gør dataene nemme at gennemgå.
Gør din forskning. Kompilere en liste over tre til fem leverandører, der leverer det gode eller den service, du leder efter. Inklusive flere leverandører i dit forslag angiver due diligence og hjælper din leder hurtigt med at forstå din begrundelse. Hent et skriftligt tilbud fra hver leverandør og udfyld sammenligningstabellen med deres data. Planlæg derefter, da nogle leverandører kræver ledetid for at levere citater. Få en forpligtelse fra din leverandørkontakt, når du modtager det skriftlige tilbud. Til sidst spørg sælgeren om referencer fra firmaer, de har gjort forretninger med, der ligner din.
Ring leverandør referencer. Alle andre attributter, såsom pris og service, kan betragtes som lige, men ikke alle leverandører vil være en god ide for din virksomhed. En leverandør kan have det rigtige produkt, men kan ikke levere det til tiden pålideligt. Tjenesteudbydere må ikke have erfaring med din type firma, men gør det meget godt med andre slags. Referencer vil hjælpe dig med at beskytte mod disse slags problemer og styrke gyldigheden af dit forslag.
Tag en beslutning. Sammenlign sælgerne baseret på de attributter du har defineret, referencer og skriftlige citater. Del dine resultater med en kollega, hvis mening du værdsætter og bede om hendes input. Bliv objektiv og vælg sælger med den stærkeste værdi til virksomheden.
Lav et notat. Adresse brevet til beslutningstageren for købet. Skriv en kort redegørelse for din hensigt at købe og klart angiv, hvorfor købet er nødvendigt, og hvilke fordele det vil have for virksomheden. Hvis du kan beregne et investeringsafkast, skal du sørge for at inkludere disse oplysninger i notatet. Inkluder også den undersøgelse du har foretaget, begrundelsen for din beslutning og de dermed forbundne omkostninger på kort og lang sigt.
Lever notatet til din vejleder. Medtag sælgerforslag og sammenligningsdiagram som vedhæftede filer. Planlæg et møde med din vejleder for at diskutere købet i detaljer. Prøv at foregribe spørgsmål, som din tilsynsførende vil have, og komme til det planlagte møde med stærke, sikre svar.
Tips
-
Separate løbende omkostninger og opsætningsomkostninger på dit sammenligningskort.
