Uanset om du sender en e-mail, adresserer en postforsendelse eller på anden måde skriver til en stor gruppe af dine kunder, skal du sørge for at gøre det godt: klart, kortfattet og passende. Forståelse af hvordan man adresserer et massekunders brev vil gøre kommunikationen som virksomhedsejer lettere og glattere overordnet.
Vælg den rigtige hilsen
Du kan muligvis ikke huske dette fra gymnasiet engelsk, men en hilsen er den hilsen du bruger til at starte et brev, e-mail, notat eller anden kommunikation. Den traditionelle hilsen er "Kære Mr. eller Fru Efternavn." Men da du adresserer en gruppe mennesker, skal du overveje større salutationer, som "Kære, værdsatte kunder." Bare at sige "Greetings" er også passende for de fleste situationer. Pas på med "til hvem det kan vedrøre." Det er upersonligt og kan skabe et forkert indtryk af dit brand.
Overvej din virksomhed og din kunde
Er din ideelle kunde afslappet og lav nøgle? OK med en mindre formel tone? Så er det nok OK at gå med en mindre formel hilsen som "Hej", "Hej" eller noget sæsonbetonet som "Glædelig forår!" Du kan også være mere specifik om, hvordan du henviser til din kunde. For eksempel, hvis du hovedsagelig imødekommer familier, kan du henvende dig til dine kunder som "Forældre" eller "Travle moms." Find ud af ordlyd, der vil få dine kunders interesse og opmærksomhed med det samme.
Hvis din virksomhed, mærke og kunde er lidt mere formel og traditionel, fungerer standardhilsen "Kære kunde eller kunder" fint. Du kan også bruge specifikke adjektiver, som "loyal kunde" eller "værdsat kunde".
Vær ikke bange for at bruge en lille personlighed
Afhængig af årsagen til din e-mail kan du slå din hilsen endnu mere. Bliver du et salg, opdatering af oplysninger om særlige eller nye produkter, eller bare at lade dine kunder vide, hvad der er nyt for din virksomhed? Hvis det er tilfældet, kan noget, der viser personlighed af dit mærke, fungere godt, som "Hej prutejægere!" eller "Velkommen til vinteren, snowbunnies!"
Hvis du annoncerer et problem, du oplever i din virksomhed eller nogle andre mindre glade nyheder, er det ikke hensigtsmæssigt at gøre din første hilsen humoristisk, sød eller gennemsyret af personlighed. I så fald skal du holde dig til det grundlæggende.
Sørg for, at du punkterer og kapitaliserer passende
Sørg for at du kapitaliserer første bogstav i det første ord i din hilsen, som i "Kære venner." Kapitaliser ikke hvert første bogstav i ordene i hilsen, som i "Hej loyale kunder", som ikke er grammatisk korrekt. Brug et komma snarere end det forretningsformelle kolon efter din hilsen for at skabe et venligt indtryk, og sørg for at det er på en linje af sig selv. Start brevets krop på linjen under hilsen.
