Alle virksomheder har processer, hvad enten det er at samle et produkt, behandle en kreditkortbetaling, om bord på en medarbejder eller kontrollere kvalitetssikring. Nogle gange arbejder disse processer problemfrit, og andre gange gør de det ikke. Forretningsprocesstyring er et system, der får fat i dine processer og pisker dem i olympisk svømmer form. En god BPM implementering vil forbedre synligheden i dine processer, hvilket gør det lettere at fjerne flaskehalse og forhindre overlapning af arbejde.
Tips
-
Forretningsprocesstyring er en metode til effektivisering af måden, som et firma gør ting med henblik på at forbedre ydeevnen.
Hvad er et eksempel på en forretningsproces?
En forretningsproces er en række trin, som folk i din organisation udfører for at opnå et specifikt mål. Disse trin gentages mange gange, ofte af mange mennesker og typisk på en standardiseret måde. Næsten alt - fra at godkende en ferieanmodning til den triage-vurdering, som medicinsk personale udfører i nødrummet - vil kvalificere sig som en forretningsproces.
Tag for eksempel eksemplet på en låneansøgning til en bank. For at starte denne proces vil kunden udfylde et elektronisk ansøgningsskema på bankens hjemmeside. Nu begynder bankens hjul at dreje. For det første vil banken bekræfte, at kunden har udfyldt formularen korrekt. Derefter går ansøgningen gennem en kreditcheck. Nogen anden kan udføre en indkomstverifikation, et andet hold kan anmode om yderligere dokumentation, og der kan være andre aktiviteter, der gør det muligt for banken at træffe beslutning om, hvorvidt lånet skal godkendes.
Nøglen er, at processen er multifacetteret. Ligesom de fleste forretningsprocesser involverer det flere trin og flere personer, og disse mennesker bruger forskellige værktøjer og systemer til at få tingene gjort. Samlet set er hele systemet designet til at konvertere en række input (låneansøgningen og støttedokumenterne) til et ønsket output (en godkendelsesbeslutning, der meddeles kunden).
Hvad er Business Process Management?
Når din virksomhed er meget lille, er forretningsprocesser relativt lette at håndtere. Der må kun være en håndfuld mennesker på kontoret, der udfører hverdagens opgaver, og alle har et solidt overblik over det store billede. Denne situation ændres efterhånden som du vokser. Opgaver, der engang blev behandlet af en person, bliver pludselig afleveret mellem flere afdelinger. Folk duplikerer hinandens indsats, opgaver falder gennem revnerne, og der er et større potentiale for folk til at lave fejl.
Det primære formål med forretningsprocesstyring er at sætte disse kaotiske processer under mikroskopet og finde ud af, hvordan man gør dem bedre. Den nemmeste måde at forstå dette på er at visualisere alle aktiviteter i din proces som et rutediagram. BPM er disciplinen om at formalisere disse trin i en mere logisk og konsekvent arbejdsgang.
Hvad er fordelene ved Business Process Management?
BPM's hovedprop er at spare tid og penge ved at trimme fedtet i dine processer, som f.eks. Fjernelse af flaskehalse, eliminering af afskedigelser og standsning af unødvendig dobbeltarbejde. BPM handler imidlertid ikke om at øge bundlinjen, og der er andre positive resultater, som virksomhederne kan have gavn af:
-
Både medarbejdere og ledere nyder godt af en klarere definition af deres roller og ansvar, da de alle følger en systematisk pipeline for at få tingene gjort.
-
Hold trækker sammen og kommunikerer bedre, når alle er på samme side om output og deadlines.
- Der er mindre stress, fordi overarbejdede medarbejdere ikke længere skal deltage i opfølgningsmøder eller jonglere med flere konkurrerende opgaver på én gang.
- BPM justerer dine processer med organisatoriske prioriteter, så du spilder ikke tid på processer, der tilføjer den mindste værdi til virksomheden.
- Ledere får bedre synlighed i arbejdsgangen, hvilket giver et nyttigt spor til revision og overholdelse af lovgivningen.
- Kunderne nyder godt af forbedrede leadtider, hvilket fører til større kundetilfredshed.
Hvordan virker en BPM?
BPM er først og fremmest en metode. Den består af en klar række trin og teknikker, der hjælper med at formalisere BPM-processen, således at affald og andre ineffektiviteter kan identificeres og forbedres. Af de mange etablerede BPM-metoder har nogle, såsom Lean eller Six Sigma, trådt ind i det populære ordforråd. Generiske metoder følger mange af de samme principper. Uanset hvilken metode du vælger, kan du forvente at fokusere på BPMs tre søjler: proces, mennesker og teknologi.
Behandle
BPM's kernefokus er at optimere forretningsprocesser, så de passer til formål og opnår de rigtige resultater på det rigtige tidspunkt.
Mennesker
At sikre, at folk gør de rigtige ting på den rigtige måde, er nøglen til en vellykket proces. BPM ser på de opgaver, som folk laver og stiller spørgsmål som: Hvem har det til at udføre Opgave A og i hvilken tidsramme? Hvad sker der, hvis den relevante person ignorerer problemet? Hvem bliver opmærksom, når processen sidder fast? Dette synlighedsniveau er vigtigt, hvis du skal opbygge effektivitet i systemet.
Teknologi
For at dine processer skal fungere problemfrit, skal overgangen af opgaver være problemfri hele tiden. Business Process Management Software er det værktøj, der hjælper med at håndhæve processen. Så hvis du kører en BPM øvelse og definerer en bedre proces, kan teknologien hjælpe med til at sikre, at processen udføres på den nøjagtige måde, du har defineret den. Et væsentligt træk ved teknologien er at indsamle præstationsdata, så du kan spore de beregninger, der er afgørende for succesen af processen.
Hvordan designer du en BPM-metode?
BPM fungerer forskelligt afhængigt af hvilken type virksomhed du har. Så før du selv begynder at designe en BPM-metode, skal du vurdere, hvad du vil forbedre ved at implementere den. Hvis du f.eks. Er en serviceorganisation, vil du muligvis have BPM til at forbedre din responstid til kunderne. Virksomheder, der fremstiller eller bygger produkter, kan på den anden side være på udkig efter bedre effektivitet og ydeevne på samlebåndet eller synkronisering med andre systemer og processer.
Ved hjælp af disse kommercielle drivere som vejledning vil hver BPM-metodik derefter følge en livscyklus af faser, hver med sit eget sæt opgaver, der skal implementeres. Den mest almindelige BPM-metode, DMEMO, følger fem trin: design, model, udførelse, overvågning og optimering.
Trin 1: Design
Designfasen bruger BPM-teknologien til at kortlægge din proces som det er nu, før redesigning af arbejdsgangen, så processen løber meget mere effektivt. Hvad du får på skærmen er en visuel skildring af arbejdsstrømmen, så du kan se et overblik, hvor flaskehalse og duplikering kan være placeret. Ideen er at skabe den enkleste og mest ligefremstridte arbejdsgang muligt, så processen kan gennemføres i det mindste antal tid, samtidig med at de færreste fejl gøres.
Trin 2: Modellering
Denne fase handler om at teste din proces for at se, hvordan den virker under forskellige forhold. Tænk på det som en "hvad hvis" motion. Hvad hvis vi tildelte to personer til denne opgave? Hvad nu hvis denne medarbejder er forsinket i at levere hendes output? Hvad nu hvis denne opgave blev gjort på en anden måde? Kan vi foretage yderligere forbedringer?
Trin 3: Gennemførelse
Når du har simuleret arbejdsstrømmen, er næste trin at teste den forbedrede proces på jorden ved hjælp af din BPM-software's workflow-motor til at tildele hver opgave i processen til en eller flere personer.
Trin 4: Overvågning
Overvågning er processen med at indsamle data for at sikre, at processen udfører som du forventer. Ved hjælp af din teknologi kan du spore både et enkelt trin i en enkelt proces - på samme måde som du ville spore en FedEx-pakke - eller du kan aggregere dataene og se, hvordan du gør det på tværs af arbejdsgangen som helhed. Værktøjer, der implementeres på dette stadium, omfatter overvågning af forretningsaktivitet, instrumentbræt, rapporterings- og revisionsværktøjer.
Trin fem: Optimering
På nuværende tidspunkt kan din proces være langt fra perfekt. Nu skal du overveje, hvad du kan gøre for at optimere processen yderligere. For eksempel skal du tilføje en anden ressource til bestemte områder hvor flaskehalse ofte forekommer? Husk, at optimering ikke er en en-og-færdig begivenhed. I stedet skal du lytte til feedback fra medarbejdere og kunder og foretage ændringer, når der opstår problemer. Hvis den nye proces ikke forbedrer dine interessenters oplevelse af tjenesten, så kan det ikke siges at være en succes.
Hvem udfører Business Process Management?
Det tager ofte et team af eksperter med it og erhvervskundskab til at gennemføre et BPM-projekt, men det afhænger virkelig af omfanget af det projekt, du planlægger at køre. Hvis du ønsker at opnå et par hurtige gevinster ved at forbedre nogle lavrisikoprocentuelle processer i din egen virksomhed, bør det være relativt nemt at få et BPM-projekt fra jorden med hjælp fra et lille internt team og nogle kvalitetssoftware til at kortlægge dine processer.
En god måde at starte er ved at deltage i et BPM kursus. En hurtig Google-søgning bør vise nogle lokale muligheder eller et online-program. Mange virksomheder vælger at sætte deres medarbejdere gennem et certificeringsprogram for forretningsprocesstyring, der gør det muligt for nøglemedarbejdere at blive officielt uddannet i de relevante metoder. Business Process Management Institute tilbyder i øjeblikket 30 programmer og syv certifikater i de forskellige discipliner og metoder, der er forbundet med BPM. Tjek deres hjemmeside for detaljer.
Hvad er et BPM værktøj?
Et BPM-værktøj er simpelthen den software, du bruger til at automatisere BPM-implementeringen. Dets opgave er at muliggøre din virksomhedsomdannelse, så du kan tage dine processer til nye højder. Indstillingerne er så brede, som de er lange, men generelt vil du være på udkig efter et system med mindst følgende funktioner:
- Visningsdiagrammeringsværktøj: Dette gør det muligt at modelere dine processer og skabe nye arbejdsgange. Nogle værktøjer kræver kodningsevner som en måde at implementere modelleringen på; andre leverandører tilbyder en low-code tilgang, der bruger et "træk og slip" system. Sidstnævnte kan fungere godt, hvis du ikke har en hardcore programmerer på holdet.
- Styringspaneler og adgangskontrol: Dette giver beslutningstagere synligheden for at spore fremskridt og giver sikkerhed ved at begrænse adgangen til information til bestemte personer.
- Fejlhåndtering: Det er nyttigt at have et verifikationsmodul, der finder og løser fejl og funktionsfejl.
- Integration med eksisterende software: Din BPM-løsning vil være begrænset, hvis den ikke kommunikerer med andre centrale ERP / CRM-systemer.
- Rapporter og analyser: En god BPM-løsning vil køre rapporter om sådanne nøgleberegninger som åbne elementer, den gennemsnitlige tid det tager at afslutte en opgave, og hvor ofte en genstand bliver omdirigeret.
Med hensyn til specifikke forretningsprocesstyringsværktøjer er det et ret overfyldt marked. Nogle af de store spillere omfatter Pegasystems, bpm'online studio, Nintex, KiSSFLOW, Zoho Creator, Appian og Process Street. Anmeldelser er let tilgængelige på internettet, og de fleste værktøjer leveres med en gratis 14-dages prøveperiode, så du kan undersøge funktionerne, før du laver et endeligt køb.
