For at drive en virksomhed effektivt skal ledere være opmærksomme på udgifterne til indtægter. I nogle tilfælde er det nyttigt at opdele udgifter i forskellige kategorier, f.eks. Driftsmæssige eller administrative omkostninger, for at hjælpe med at identificere steder, hvor omkostningerne kan sænkes. I denne proces er det afgørende at forstå regnskabsmæssige forskelle mellem driftsmæssige og administrative omkostninger og sikre, at de rigtige konti er identificeret til analyse.
Operationelle udgifter
Driftsomkostninger er alle omkostninger, som et selskab indtræder for sine primære forretningsaktiviteter, herunder salg, produktionsomkostninger og lønninger. Ikke inkluderet er udgifter, der opstår som følge af ikke-operationelle aktiviteter som renteudgifter, skatter og usædvanlige omkostninger, der ikke er relateret til den normale forretning - som væsentlige retssager. Virksomheder har normalt størst kontrol over deres driftsomkostninger, så dette bryder dette tal ud af de samlede udgifter, nogle gange giver værdifuld indsigt i virksomhedens ledelse.
Administrative udgifter
Administrationsomkostninger er omkostningerne i forbindelse med ledelse og informationsbehandling. De omfatter normalt omkostningerne til lønningsafdelingen og personaleafdelingen, lønnen til virksomhedsledere, regnskabsudgifter og forsyninger, der anvendes til ledelsen. Produktionsomkostninger, der ikke er forbundet med ledelsen - fx personale lønninger, omkostninger ved salg eller materialer - er ikke administrationsudgifter. Virksomheder benchmarker ofte deres administrationsudgifter med industriens forventninger til at sikre, at de holder deres administrationsomkostninger under kontrol.
Større Distinktioner
Administrationsomkostninger er en del af driftsomkostninger. Disse omkostninger udgør undertiden en lille del af virksomhedens samlede driftsomkostninger afhængigt af branchen. Driftsomkostninger omfatter derimod andre udgifter såsom lagerbeholdningen, som ikke bør indregnes i administrationsudgifter, medmindre de er direkte forbundet med ledelsesaktiviteter. Driftsomkostninger, der ikke indgår i administrationsudgifter, kaldes produktionsomkostninger.
Anvendelser
Både administrative og driftsmæssige udgifter anvendes af ledelsen til at beregne regnskabstal, der hjælper dem med at analysere resultater. Driftsforholdet, der ser på driftsomkostninger i procent af det samlede salg, giver virksomheden et billede af den sandsynlige rentabilitet. I nogle tilfælde er det nyttigt at se på forvaltningsforholdet eller den del af salget, der er repræsenteret af administrationsudgifter. Denne analyse er nyttig, fordi administrative omkostninger er mindre tilbøjelige til at variere med salget end produktionsomkostningerne, hvilket sandsynligvis vil stige med produktionsniveauet. På denne måde er administrationsudgifter relativt faste omkostninger.
