Rapporter er afgørende for at drive enhver virksomhed. De kan lade chefer og vejledere vide præcis, hvor virksomheden står på forskellige projekter, som derefter kan rapporteres til deres overordnede. Planlægningsrapportformater kræver specifikke oplysninger, der gør dine formularer nemmere at bruge af dem, der laver papirarbejdet. Gode former giver også planlæggeren plads til kreativitet. Når du planlægger din rapport, før du udskriver, er det vigtigt at lave en rapportformular, som du kan bruge i længere tid.
Elementer du skal bruge
-
Papir
-
Blyant
-
Viskelæder
-
Sort permanent blækpenne
Skriv ned alle de oplysninger, som du skal medtage i rapporten på et stykke papir, og drej derefter disse punkter op eller kommandoformat. Sæt denne side til side. Udfør dette trin på en computer, hvis det bliver mindre forvirrende for dig, men hvis du skriver dem ned på et stykke papir, kan du lettere videresende dem til dit format på computeren, når du er klar til at tilføje dem i stedet for at gå tilbage og frem mellem flere dokumenter.
Skriv det første klare udkast til rapporten på dit andet stykke papir. Sæt dit firmalogo øverst på siden og tilføj Rapportformular med store fedte bogstaver øverst. For dette eksempel skal vi bruge en generisk formular, som kan skræddersys til at passe ethvert projekt.
Lav en første sektion for at få oplysninger om det specifikke projekt. Dette kan omfatte, at journalisten skriver navnet på projektet, projektnummeret eller ethvert system, du bruger til at identificere dit projekt. Derefter skrive ned en anmodning, der identificerer, om rapporten er en delårsrapport eller den endelige rapport om projektet. For eksempel:
Cirkel 1:
Delårsrapport Slutrapport
eller:
Hvilken type rapport er dette? ****
eller:
Rapport type: Interim Final (cirkel en)
Lav det andet afsnit om den person, der udfylder formularen. Medtag navn, stilling eller titel, specifikke ansvar for det projekt, de rapporterer om, og hvad de vil vedhæfte eller medtage med deres rapport.
Udvikle den sidste del af rapporten ved at bede reporteren om detaljer, hvad der er opnået ved deres ende. For delårsrapporter kan du forlade en anden sektion til reporteren for at skitsere de næste trin og give en estimeret gennemførelsesdato for den næste fase. Du kan også vælge at medtage en kontraktsaftale i slutningen af rapporten for at angive, at medarbejderne ikke vil videregive oplysninger, og alle de medfølgende oplysninger er korrekt efter deres bedste kendskab.
Sæt rapportformatet i computeren ved hjælp af et skriveprogram eller dit foretrukne program, og udskriv så mange kopier som du vil, eller lav det endelige udkast og lav flere kopier for at fortsætte filen.
Tips
-
Du kan bruge forskellige computersoftware til at udarbejde det endelige udkast til rapportformularen, før du udskriver i bulk. Husk at holde dine læsere opmærksom på og udforme oplysningerne på en måde, der bedst kunne forstås af flertallet af dine medarbejdere.
