Udviklingskontorprocedurer gavner dit kontor eller virksomhed ved at hjælpe dig og din ledelse med at standardisere specifikke operationer. Kontorprocedurer hjælper med at opretholde service excellence og fungerer som en vejledning, der giver nødvendige oplysninger for at sikre servicekvaliteten. Oprettelse af klare og præcise procedurer kan opnås ved at følge den retfærdige rækkefølge af planlægning af indholdet, skriftlige procedurer, fremstilling af en manual eller vejledning og registrering af alle revisioner foretaget i procedurerne. Kontorprocedurer kan skrives til en bestemt kontorfunktion eller til administration af hele kontoret.
Elementer du skal bruge
-
Tape Recorder (valgfri)
-
Notebook og tekstbehandler
-
Kalender eller planlægning
Skriv ned hvorfor du skriver procedurerne, og hvem vil bruge procedurerne. Identificer, hvor ofte procedurerne eller dele af procedurerne vil blive brugt. At være specifik hjælper dig med at fokusere og strukturere dokumentationsindsatsen.
Opret en tidsplan for at indhente oplysninger om, hvilke opgaver der udføres, og hvor ofte opgaverne er afsluttet. Intervju opgave-udføre eksperter og registrere de trin, der udføres for at fuldføre hver aktivitet inden for en opgave. Hvis du opretter trinene fra bunden, skal du tegne et enkelt rutediagram af de trin, som personalet følger fra begyndelsen til slutningen for at fuldføre opgaven.
Bestem, hvornår dokumentet skal leveres, og om det vil være i et papir eller online format. Til praktiske formål er procedurer på papir ideelle, fordi de tjener som en nem referencevejledning og er nyttige under procedurtræning. At have en filstruktur og en enkel filnavnetekonvention er praktisk, når du opretter procedurer.
Opdel procedurerne i sektioner efter funktion. Oprettelse af funktionsspecifikke opgaver tildeler en rolle og ansvar til en person eller afdeling, som skal fuldføre opgaven.
Skriv de proceduremæssige trin, der kræves for at fuldføre hver opgave. Ved hjælp af interviewnotaterne, der er skrevet eller optaget i trin 2, skal du skrive aktiviteten i rækkefølge, således at alle vil kunne fuldføre aktiviteten og opgaven med succes. Efter at have dokumenteret opgaverne fuldstændigt, udfør en stavekontrol og gennemgå det komplette indhold. Det er ideelt at have en eller to eksperter kontrollere dokumentudkastet for nøjagtighed.
Lav de nødvendige korrektioner og lav et andet, eller endeligt, udkast. Husk på din leveringsdato for dokumentet, udfør en endelig kontrol af dokumentet, og fremstil det endelige dokument til udskrivning eller online-reference. Har kopien anbragt i et tre-rings bindemiddel for nem udskiftning af sider, når der opdateres.
Tips
-
Brug af eksisterende data eller arbejdsdiagrammer reducerer den tid, der kræves for at færdiggøre procedurudviklingen og bidrage til at sikre, at driftsfejl minimeres.
Det tager i gennemsnit ca. seks uger at færdiggøre dokumentationen og gennemgangsprocessen.
