Hvis et projekt ikke har en god kommunikationsplan, er det dømt til at mislykkes. Det primære ansvar for en projektleder er at udvikle og organisere en effektiv og effektiv kommunikationsplan. Dette vil motivere projektteamet og tillade at projektet gennemføres rettidigt. En god kommunikationsplan skal skabe en åben og gennemsigtig atmosfære, hvor alle føler sig trygge med at give ideer og input. En projektleder, der fungerer som en diktator, vil være selvdækkende.
Introduktion
Udvikle en kommunikationsstrategi: (1) Udvikle og definere projektet. Som projektleder er du den primære kilde til information. Din opgave er at kommunikere effektivt for at lede og motivere projektteamet. (2) Opret et forum, der giver mulighed for udveksling af ideer. Lad alle på holdet vide, at deres bidrag er værdifulde. Kommunikation er en dialog og ikke en monolog. Kommunikationsplanen skal tilskynde til og skabe interaktion og input fra alle involverede. (3) Afklare kommunikationsmålene. Målet med god kommunikation skal gøre det muligt for projektet at gennemføres effektivt og til tiden. Dette vil bidrage til at forhindre overraskelser, undgå overlapning og afsløre udeladelser.
Delegeret ansvar. Individuelle medlemmer af projektgruppen bør vide, hvad deres særlige ansvar er og til hvem de er ansvarlige for. Alle bør kende kommunikationsmålene.
Brug forskellige medier og metoder til at holde kommunikationen opdateret og holde alle informeret. Dette omfatter e-mail opdateringer, projekt notater, ansigt til ansigt møder og regelmæssige rapporter.
Indstil en tidslinje for rapporter og anmeldelser. Ud over den daglige udveksling af oplysninger planlægge møde datoer og deadlines for rapporter. Dette vil holde holdet motiveret og struktureret. Det hjælper også med at prioritere opgaver.
Gennemgå kommunikationsplanen for at sikre, at den fungerer effektivt. Søg input fra holdet. Er de nødvendige oplysninger meddelt rettidigt. Hvis ikke, hvilke forbedringer kan der gøres for at gøre det bedre?
