Virksomheder i dag er heldige at have mange værktøjer til rådighed til at hjælpe med at lette effektiv kommunikation. Fra messaging-apps til videosamtaler og platforme for online-teamsamarbejde er der ingen mangel på måder at kommunikere med kolleger, kunder, partnere og forretningspartnere. Selv om der er flere forskellige kommunikationssystemer, virksomheder kan indarbejde i deres daglige processer, er kvaliteten af effektiv kommunikation stadig nødvendig, uanset hvilken platform der bruges.
Lyt omhyggeligt til samtalen
Lytning er et nøgleelement, der kræves for effektiv kommunikation. I erhvervslivet er det vigtigt at øve aktiv lytning, hvilket betyder at gøre en indsats for at høre og forstå, hvad nogen siger til dig. Hvis en kollega taler til dig om et problem med en kunde, er det vigtigt at forstå detaljerne, inden du hopper ind med en løsning.
Folk kan ikke lide at tale med nogen, der ikke tager tid til at lytte til, hvad de skal sige. For at vise din kollega, at du aktivt noterer, kan du gentage eller omformulere dele af deres samtale for at vise din forståelse af situationen med kunden. At stille spørgsmål til præcisering af detaljerne er også en måde at aktivt lytte til og få en omfattende forståelse for det store billede.
Kend din målgruppe
At ændre meddelelsen baseret på publikum er et kriterium for effektiv kommunikation. Hvad du skal sige til en person, vil ikke være rigtig for en anden baseret på deres rolle i organisationen og deres viden om emnet. For effektivt at få din besked på tværs, skal du ændre dit sprog, tone og mediet, så det passer til dit publikum.
For eksempel kan måden du taler med en chef i din organisation være forskellig fra den måde du taler med en peer, selvom indholdet af din besked er det samme. Nogle mennesker bruger mere formelt sprog med overordnede, mens de bruger casual forretningssprog med kolleger. Kulturen i din virksomhed vil også påvirke måden du kommunikerer med interne og eksterne interessenter.
Vær kortfattet, fuldstændig og korrekt
At give kortfattet, til-punkt-kommunikation hjælper med at undgå gentagelse og frustration. Ved at fjerne unødvendige detaljer fra kommunikationen kan du reducere chancerne for misforståelse. Disse dage er folks opmærksomhed spændinger korte, så at få din besked på ti minutter er mere effektiv end at tage 30 minutter. Hvis du for eksempel mødes med en kunde om en salgsmulighed, skal du vise dem, at du respekterer deres tid ved at holde din præsentation så kortfattet som muligt.
Mens effektiv kommunikation er kort og kortfattet, skal den også være komplet. Det betyder, at meddelelsen skal indeholde alle relevante fakta og skal organiseres logisk, så det er let at følge. Baseret på, hvem du taler med, kan du påtage sig visse aspekter af deres viden, samtidig med at de giver oplysninger, som de måske ikke ved. At give den fulde betydning af meddelelsen er nøglen til at kommunikere effektivt. Hvis du for eksempel arbejder med en ny forretningspartner og diskuterer indkøb af forsyninger fra dem, er det vigtigt at give dem alle specifikationerne for de materialer, du har brug for. Uden at give denne værdifulde information, kan leverandøren muligvis ikke levere de rigtige dele, hvilket kan forårsage frustration, forsinkelser og dårlige forhold.
At give de fakta, som de er uden at overvurdere dem, er en af kvaliteterne af gode kommunikationsevner og undgår tvetydighed og forvirring. Hvis du har en klage, som en kunde har med en medarbejder, skal du f.eks. Få feedback fra begge parter for at forstå problemet.
Indsæt feedback i meddelelsen
Effektiv kommunikation indebærer at give og modtage rettidig feedback. Feedback hjælper med at vise både dig og den person, du kommunikerer med, om meddelelsen blev sendt og modtaget korrekt. Hvis tilbagemeldingen er helt off-base, kan det vise, at du ikke kommunikerede effektivt, eller at modtageren ikke fuldt ud forstod din mening.
I et forretningsmiljø er feedback kritisk, når du arbejder i et hold. Hvis du f.eks. Har en ledende stilling, skal du give dine medarbejdere konstruktiv feedback om deres præstationer, deres rolle og deres kommunikationsevner med kunderne. Feedback indebærer også at give ros, hvilket kan øge virksomhedernes moral og øge kammeratskabet.
Ud over at give feedback, kræver effektiv kommunikation også at modtage det. Konstruktiv feedback er nyttig til at forbedre din ydeevne på arbejdspladsen. Hvis du har ansvaret for at give en tale under et møde i hele virksomheden, skal du sørge for at spørge de vigtigste medlemmer af dit personale til tilbagemelding efter talen. Deres feedback vil fortælle dig, om din tale var effektiv til at få din besked på tværs af og vise dig, om dine medarbejdere forstod de vigtigste punkter, du ønskede at kommunikere. Deres feedback vil også vise dig områder, hvor du har brug for at forbedre dine kommunikationsevner. For eksempel, hvis kritik var, at talen var for lang, ved du det for næste gang du kan arbejde på at være mere præcis i din kommunikation.
Vis respekt gennem din samtale
At være respekt for de mennesker, du kommunikerer med, er et vigtigt kriterium for effektiv kommunikation. Folk er mere motiverede til at engagere sig med dig, hvis du viser respekt for dem og deres ideer. For eksempel, hvis du møder en chance for første gang, kan du vise respekt ved at adressere dem ved hjælp af deres navn, hvilket får dem til at føle sig værdsat. Når du tager tid til at læse om deres forretning og adressere dem i din samtale, går det langt at vise det perspektiv, du respekterer dem.
Hvis du taler med en forretningspartner over telefonen, skal du vise din respekt ved at holde fokus på den aktuelle samtale. I stedet for at tjekke din e-mail eller surfe på nettet, mens du taler i telefon, forbliver du engageret med dem under telefonsamtalen, er respektfuld ting at gøre.
Når du kommunikerer via e-mail med kolleger, tager du ekstra minutter til at korrekturlæse din besked, så den er fri for typografier og stavemåder eller grammatiske fejl. Du viser respekt ved at tage dig tid til at konstruere din besked omhyggeligt.
Glem ikke om ikke-verbal kommunikation
Ordene vi bruger til at kommunikere udgør mindre end 10 procent af den besked, vi formidler. Dette betyder, at ikke-verbale signaler er kritiske for effektiv kommunikation. Tonen i din stemme viser den måde, du føler, når du kommunikerer. Hvis du mener at være venlig, skal du være sikker på at din tone er venlig.
Dine håndbevægelser, din holdning og dit kropssprog hjælper med at formidle betydningen af dine ord. Krydsning af dine arme signaler om at du er defensiv eller lukket, mens du laver øjenkontakt, viser, at du søger at oprette forbindelse.
Vær opmærksom på de ikke-verbale signaler, der kommunikeres af den person, du taler om. Deres holdning, tone og kropssprog vil vise dig, hvordan de føler sig om, hvad du siger, og kan hjælpe med at styre den måde, du kommunikerer med dem.
Krav til godt kommunikationssystem
Et godt kommunikationssystem kræver, at du vælger det rigtige kommunikationssystem til jobbet ved hånden. Med så mange muligheder til rådighed som telefon, messaging, email og personligt, skal du vælge det medie, der passer bedst til samtalen. For eksempel ville du ikke tekst din chef til at træde tilbage fra din stilling eller at bede om en rejse. Sådanne vigtige samtaler bør foregå personligt. Tilsvarende behøver du ikke et personligt møde for mindre forretningsmæssige problemer, som kan formidles via e-mail for at spare tid og ressourcer.
