Når du skriver et forretningsbrev, kan du ved hjælp af en "Attention" -linje rette din korrespondance til den rigtige modtager. Ved hjælp af en "Attention" -linje er det hensigtsmæssigt, hvis du sender et brev til en hel afdeling, eller hvis du har titlen, men ikke navnet på den person, der skal modtage brevet. Hvis du har navnet på en bestemt person, behøver du ikke at bruge en "Attention" linje.
Brug en "Attention" linje inden for en Business Letter
Start din forretningsbrev ved at indtaste din egen adresse. Spring en linje og indtast datoen. Spring over en anden linje.
Indtast den generelle adresse på det firma, som du sender brevet til. Dette er kendt som den indvendige adresse.
Spring en linje og skriv "Opmærksomhed" linjen. Du må bruge alle store bogstaver eller en blanding af små og store bogstaver. Det er bedre at skrive "Attention" end at forkorte det som "ATTN" eller "Attn". Følg dette med titlen på den afdeling, du ønsker at kontakte. Hvis du kontakter et bestemt individ, er der ikke behov for at bruge en "Attention" linje. I stedet skal du bruge den persons navn som den første linje i den indvendige adresse. Der er forskellige meninger om, om du skal bruge et kolon efter "Attention", men i deres bog siger "Forfattere af Business Communication", at forfatterne Mary Ellen Guffey og Richard Almonte, at tyktarmet er valgfrit.
Her er to eksempler på hvordan en "Attention" -linje kan se ud:
OBS HUMAN RESOURCES MANAGER
eller
OBS: Human Resources Manager
Spring over en linje og skriv hilsen, efterfulgt af bogstavets krop.
Brug en "Attention" linje på en Mailing Etiket eller Envelope
Skriv eller skriv først "Opmærksomhed" linjen. Skønt det er forskelligt fra formatet for den indvendige adresse på et forretningsbog, er dette formatet foretrukket af US Postal Service.
Følg dette med den fuldstændige adresse på det firma, som du leder korrespondancen med. Sørg for at inkludere suite- eller gulvnumre, hvis du kender dem, samt gadenavn, by, stat og postnummer.
Tjek adressen for nøjagtighed, inden du sender brevet.
Tips
-
Nogle stylister mener, at en "Opmærksomhed" linje i et forretningsbrev aldrig er nødvendig. Generelt skal du kun bruge det, når du mener, at din korrespondance kan have svært ved at finde den ønskede modtager.
