Et udbudsdokument er et tilbud om at levere produkter eller tjenesteydelser eller udføre arbejde til specificeret pris og under angivne betingelser. Hvis du leverer produkter til andre virksomheder eller til den offentlige sektor, er processen med at afgive bud i konkurrence med andre virksomheder almindeligt. I det væsentlige er et udbudsdokument et brev, der forklarer, hvordan du opfylder dine kunders forventninger, og hvorfor du er den bedste til at gøre det. Ved at skrive et bud kan du finpudse dine mål, styrker og svagheder og øge din profil med din kunde.
Den ønskede information
Et udbudsdokument adresserer flere forventninger fra en potentiel kunde, der begynder med formålet med dit bud. Du skal stave dine legitimationsoplysninger og beskrive tidligere erfaringer. En casestudie af vellykket arbejde udført for en anden kunde har tendens til at være overbevisende. Forklar, hvordan du vil levere tjenesten eller produktet, artikulere dine virksomheds processer samt de menneskelige og tekniske ressourcer, der kræves til udførelse. Giv en tidslinje for leverancer og beskriv, hvordan projektet vil blive styret. Identificer risici eller potentielle problemer, der kan forsinke eller hindre gennemførelsen. Detaljer din prisstruktur samt efterbehandling overvejelser. Potentielle kunder vil også gerne vide om dit teams færdigheder og erfaring. Til sidst skal du udarbejde et følgebrev med en sammenfatning af budets bud og dets struktur.
Et Team Response
Når du ved hvad der forventes i et bud, skal du organisere et hold for at tage fat på sine forskellige sektioner og styre skriveprocessen. På en måde skriver du en kondenseret forretningsplan for et bestemt produkt eller en tjeneste. Find ud af, hvem der er ansvarlig for at forske og indsamle de krævede oplysninger. Nogen må muligvis koordinere de forskellige materialer, der kan hjælpe dig eller en forfatter med at sammensætte udbudsdokumentet. Hvis noget om buddet er uklart, ring eller mød med klienten og still spørgsmål. Generelt vil kunderne ikke andet end at bidrage med ideer til din proces for at imødekomme deres behov.
Planlæg og skriv til at vinde
Kendskab til måder du kan differentiere dig fra konkurrenter kan hjælpe dig med at skrive et vindende udbudsdokument. Brainstorm nye ideer til at tackle en potentiel kundes bekymringer om de produkter og tjenester, du leverer. Hvis han er bekymret for vedligeholdelsen af et produkt, skal du finde en løsning, der behandler den bekymring. Generelt vil kunder have værdi for deres penge, så prissætning er ikke den eneste afgørende faktor for, hvem der går væk med virksomheden. Find ud af, hvad du kan tilbyde, at dine konkurrenter ikke kan, såsom en forbedring i service, reducerede risici, større pålidelighed eller bedre kvalitet. Ud over at tage fat på det, som klienten ønsker, bidrage med en nyttig ide.
Sammensætningstips
Et dårligt skrevet og fremlagt dokument kan modvirke selv det bedste bud. Hold dokumentet forretningsmæssigt, ved hjælp af korte stramme sætninger og afsnit. Bullet-punkter og overskrifter kan hjælpe med at segmentere dokumentet. Sørg for, at alle elementer i dokumentet, som f.eks. Genoptagelser af teammedlemmer, er blevet standardiseret. Skrifttypen skal være ensartet i hele buddet. Få en redaktør til at gennemgå og revidere dokumentet, og derefter indlæse en korrekturlæser til at kaste for typografier og udeladelser. Medtag en indholdsfortegnelse, så læseren kan bladre gennem dokumentet og nemt finde bestemte sektioner.
