Rådgivning af en medarbejder om kropslugt er en af de mest ubehagelige opgaver, som ledere og medarbejdere i menneskelige ressourcer står overfor. Kropslugt samtaler er sjældent nemme. Manglende overholdelse af kropslugt kan dog skabe et ubehageligt arbejdsmiljø for kolleger og kunder. Kroppelugt samtaler skal behandles med empati, pleje og total fortrolighed. Det er vigtigt at huske, at organets lugt kan skyldes en række faktorer, ikke kun dårlig hygiejne.
Forbered et privat møde
Sørg for, at du har en præcis beskrivelse af problemet. Er det en regelmæssig forekomst eller intermitterende?
Sikre et privat område til at afholde mødet.
Udskriv din organisations kleskodepolitik og fremhæv eventuelle anvendelige områder.
Planlæg mødet.
Opret en handlingsplan
Forklar formålet med mødet for medarbejderen. Diskuter i almindelighed de oplysninger, du har modtaget. Del ikke navnene på de medarbejdere, der rapporterede problemet.
Bed om medarbejderens feedback. Er de opmærksomme på problemet og / eller ved de hvad der kan forårsage kroppens lugt?
Hvis duften er en medicinsk tilstand, er det nødvendigt, at du foretager en rimelig bolig pr. Amerikanerne med handicaploven. "Når personer med kropslugt ikke kan reducere offensiv kropslugt til et acceptabelt niveau, kan arbejdsgiverne overveje at levere et privat kontor med et luftrensningssystem, der bruger lugtabsorberende produkter i arbejdsmiljøet eller tillader arbejde hjemmefra", ifølge til Office of Disability Employment Policy, en division af det amerikanske arbejdsministerium.
Hvis lugten ikke er resultatet af en medicinsk tilstand, skal du bestemme årsagen gennem kommunikation med din medarbejder.
Hvis medarbejderen ikke kender årsagen, bede ham om aktivt at gennemgå sin kost, tøj og hygiejne i løbet af de næste to til tre dage. Planlæg et opfølgende møde. Når du har identificeret en mulig årsag, skal du oprette en handlingsplan.
Kan problemet løses med noget så simpelt som en ny deodorant, eller med fleksible toiletter? En ændring i kost? Opfølgning med den eller de medarbejdere, der oprindeligt rapporterede problemet. Sikre dem, at der er taget skridt i retning af opløsning.
14-dages opfølgning
Planlæg et opfølgningsmøde med medarbejderen uanset årsagen til problemet. Hvis kropslugt er et resultat af en medicinsk tilstand, skal du diskutere de skridt, virksomheden har taget for at løse problemet. Hvis det ikke er en medicinsk tilstand, skal du diskutere de trin, som medarbejderen har taget imod opløsning. Gennemgå enhver assistance, som virksomheden har leveret. Påmind medarbejderen om, at du fortsat er tilgængelig for dem, hvis de har brug for hjælp til at løse problemet.
Opfølgning med den rapporterende medarbejder / medarbejdere for at sikre, at problemet er løst.
Dokument den oprindelige klage, mødeoversigter, eventuelle skridt mod opløsning og dine opfølgnings noter. Gem alt i en fortrolig fil, væk fra personalepilen.
Tips
-
Når det er muligt, udfør dit møde uden for åbningstiden for at sikre maksimal fortrolighed.
Advarsel
Som fristende, som det kan være at ignorere klager af kropslugt, kan undladelse af at gøre det medføre nedsat medarbejdernes moral, fravær og potentiel omsætning. Hertil kommer, at hvis medarbejderen er i en kundeservice rolle, risikerer du at være kundeklager.
