Forberedelse af en rapport om menneskelige ressourcer kræver viden om alle discipliner inden for HR-området samt en forståelse af arbejdspladsens behov, resultater og forretningsstrategi. Human Resources rapporter kan tjene samme formål som en HR revision. I en HR-revision er beskæftigelsesregistre, fremskrivninger, tendenser og ledelse vigtige sektioner for at bestemme investeringsafkastet i personaleafdelingen.
Diskuter med HR-direktøren eller virksomhedens administrerende direktør formålet med en HR-rapport. Bestem om rapporten skal omhandle et bestemt område, nogle eller alle afdelingerne for menneskelige ressourcer. Spørg, hvem der vil modtage rapporten, for det kan bestemme, hvilken type fortrolige oplysninger der skal offentliggøres.
Anmod medarbejdercensusdata fra dit personalinformationssystemansvarlige eller it-chef. Baseret på, hvad din HR-rapport dækker, kan du få brug for at sortere dataene efter forskellige variabler, såsom fast ejendom og præstationer, afdeling eller division og løn. Hvis du konstruerer en rapport med henblik på at undersøge din lige muligheder beskæftigelsespolitik, vil yderligere sortering baseret på race, køn, alder, veteran status og handicap være nødvendig.
Gennemgå medarbejderdataene for nøjagtighed og fuldstændighed. Foretag rettelser og om nødvendigt anmode om en korrigeret version af medarbejdertællingsrapporten. Oplysninger som medarbejderstilling, ansættelse, race, sex, afdelingsopgaver, deltagelse og præstationer skal være korrekte for at udarbejde en samlet rapport.
Indsamle kopier af ansættelsesblanketter. En omfattende HR-rapport omhandler politikker og processer, derfor gennemgå formularer, der anvendes til enhver form for beskæftigelsesaktion. Samle applikationer, rekrutteringsevalueringsskemaer, præstationsvurderingsdokumenter, disciplinære og misligholdelsesrapporter, medarbejders fortrolige oplysningsskemaer og en kopi af din medarbejderhåndbog.
Lav en oversigt over fokusområder. Foreslåede områder omfatter: lovgivning, der påvirker ændringer i medarbejderfordele; beskæftigelsestrender vedrørende den multigenerationale arbejdsstyrke uddannelse og udvikling til succession planlægning salgsfremmende og faglige udviklingsmuligheder, der er dokumenteret effektive på din arbejdsplads og analyse af virksomhedens omsætning i forhold til andre industrier og virksomheder.
Udfør forskning om de områder, du har til hensigt at analysere. Læs artikler, statistik, data og handel tidsskrifter for information om bedste praksis for menneskelige ressourcer for hvert fokusområde. Forbered en fil for hvert emne, og læg din forskning og relevante oplysninger om din arbejdsplads i hver fil. At organisere din forskning og data på denne måde gør det lettere at fokusere på et emne ad gangen.
Konstruer en skriftlig analyse for hvert fokusområde - et område ad gangen. Ideelt set vil din analyse indeholde en forklaring på arbejdspladsdataene, en sammenligning af dataene med tidligere praksis og aktuelle beskæftigelsestrender og en anbefaling til forbedring inden for hvert område af menneskelige ressourcer og beskæftigelsesfunktioner.
Udarbejd en introduktion til din HR-rapport. Forklar formålet med rapporten, til hvem rapporten er distribueret og ønskede resultater. Lav dit udkast med så mange detaljer som muligt, men hold hele introduktionen på omkring tre sider. Et velopbygget resumé er generelt udarbejdet efter afslutningen af rapporten, ligesom opsummeringen af en forretningsplan. Læseren skal kunne læse din introduktion og forstå emnet for hvert afsnit i rapporten.
