Et nummereringssystem til politikker og procedurer hjælper brugere med at navigere gennem en papirbaseret eller online manual. Et standardiseret system giver både en logisk organisation og sikrer, at en bruger kan finde oplysninger uden at skulle scanne hver side og overskrift. Afdelingsorganisation og et numerisk eller alfanumerisk nummereringssystem er enkle, men effektive måder at sikre, at en politik eller procedure kun har en mulig placering i manualen.
Politisk layout og sidetalering
Organiser politikker alfabetisk, herunder hver som et særskilt kapitel, og nummer hvert kapitel ved hjælp af et sammensat nummer, som f.eks. 1.0 og 2.0. Hvis f.eks. Human resource department-politikken indtager kapitel fem, skal du bruge "5.0 - Human Resources" som kapiteloverskrift. Nummer siderne i hvert kapitel i rækkefølge, ikke i rækkefølge fra begyndelsen til slutningen af manualen.
Nummerering for procedurer
Opret tal for procedurer ved at tilføje kapitelnumre. For eksempel, hvis "5.0 - Human Resources" indeholder seks procedurer, nummer disse fra 5.1 til 5.6, og angiv navnet på hver procedure. Brug indrykning, små bogstaver og små bogstaver for at identificere trin og undertrin i hver procedure. Hvis f.eks. Opsigelsesprocedurer indtager stilling 5.2, skal du bruge bogstaverne "a, b og c" til at identificere trinene i afslutningen af en medarbejder. Hvis et af disse trin omfatter undertrin, skal du identificere disse med små bogstaver, som f.eks. "I, ii, iii."
Numbering System Overvejelser
Selvom et godt nummereringssystem giver mulighed for revisioner, er det ikke helt idiotsikkert med hensyn til tilføjelser. Hvis det er muligt, skal du samle håndbogen og oprette nummereringssystemet først, når du er færdig med at oprette alle nødvendige politikker og procedurer. Ellers skal du enten tilføje nye politikker i slutningen af manualen eller omnumre alt for at opretholde alfabetisk rækkefølge.
