Effektiv kommunikation og informationsudveksling er både afgørende for projektsucces. Klar kommunikation sikrer, at hvert holdmedlem forstår hendes rolle og mål i projektet. Kontinuerlig udveksling af oplysninger holder alle holdmedlemmer opmærksomme på fremskridt og fremhæver eventuelle problemer, der kan påvirke fremskridt. Manglende kommunikation kan medføre dyre forsinkelser, der påvirker projektets succes.
Projektplan
Projektplanen er central for alle projektkommunikationer som rapporteret af TechRepublic. Planen lader hvert holdmedlem vide, hvad projektet skal levere og hvem der er ansvarlig. Det giver nøgledatoer og projektafhængigheder og bryder komplekse programmer i mindre komponenter, som enkelte medlemmer lettere kan forstå.
Vision
Kommunikation sikrer, at hvert teammedlem har samme vision om projektresultatet. En 2002-udgave af "Houston Business Journal" beskrev, hvordan arkitekter, et byggefirma og udviklere samarbejdede med ledere af klientfirmaer for at opnå projektsucces gennem et fælles mål - en forretningspark, der ville opfylde brugernes behov.
Kommunikationsplanlægning
Et stort projekt involverer mange holdmedlemmer og en bred vifte af kommunikationskanaler. For at sikre effektiv kommunikation og informationsudveksling er det vigtigt for projektlederen at planlægge og styre processen fra starten og identificere, hvem der har brug for forskellige oplysninger på forskellige stadier af projektet. Processen er løbende i henhold til konsulentfirmaet Project Perfect, der siger at projektledere bruger størstedelen af deres tid på kommunikationsopgaver.
Informationsstyring
Teammedlemmer har hurtig adgang til de seneste versioner af projektdokumentation. Ved at oprette en enkelt projektwebsted eller database kan projektledere centralisere alle oplysninger og give teammedlemmer sikker adgang til vigtige dokumenter som planer, tidsplaner, leverandører, mødemøder og statusrapporter.
status
TechRepublic identificerer statusrapporter som en af de vigtigste projektkommunikationer. Deling af statusopdateringer sikrer, at alle holdmedlemmer er opmærksomme på eventuelle kritiske problemer eller uventede ændringer, som kan påvirke projektplaner eller omkostninger. De kan derefter træffe alle nødvendige afhjælpende foranstaltninger.
Værktøj
Kommunikationsværktøjer som e-mail, videokonferencer og telekonferencer gør det nemt og nemt for projektteammedlemmer at samarbejde og udveksle information, selv når de arbejder på forskellige steder. Sociale netværk værktøjer spiller også en vigtig rolle i projektledelsen. Medlemmer kan bruge værktøjer, såsom Twitter eller Facebook, til at sende korte statusopdateringer eller kommentarer til vigtige projektproblemer.
