Selvom nogle små virksomhedsejere hellere vil have rodkanaloperation end gøre deres eget regnskab, er bogføring en uundværlig del af at drive en virksomhed. Fordelene ved regnskabsføring ligger i sin evne til at fortælle en numerisk historie om, hvad der foregår i din virksomhed - en, der kan hjælpe dig med at forbedre driften, blive mere rentabel og holde dig ude af problemer med lokale og føderale skatteagenturer. Grundig og præcis regnskab kan også hjælpe dig med at gøre din sag med potentielle långivere og investorer, når din virksomhed søger finansiering.
Tips
-
Fordelene ved at bruge regnskab i erhvervslivet er forbundet med indsigter, som tallene giver. Disse tal hjælper dig med at forstå, hvad der går godt, og hvor der er plads til forbedringer.
Hvad er hovedformålet med regnskabsføring?
Hovedformålet med regnskab er at spore din virksomheds indtægter og udgifter. Indtægter er alle de penge, der flyder ind i din virksomhed fra salg af varer og tjenesteydelser og enhver anden form for indkomst, såsom renteindtjening eller leje eller royalties indsamlet. Udgifter er alt, hvad din virksomhed køber til sin drift og infrastruktur, såsom materialer, arbejdskraft, leje, forsyninger, porto, forsikring, køretøjsudgifter, professionelle tjenester, reklame og udstyr.
De oplysninger, som din bogholder eller revisor indsamler om indtægter og udgifter, går sammen med regnskabsrapporter, som giver uundværlig information om virksomhedens økonomiske stilling. Disse rapporter hjælper dig med at definere dine styrker og løse dine svagheder. De giver dig også de oplysninger, du har brug for til skatrapportering.
Resultatopgørelsen er en sammenfatning af dine bogføringsoplysninger om indtægter og udgifter. Det fortæller og lister alle dine indkøb i relevante kategorier, såsom leje og lønningsliste, og lister derefter disse beløb for at give et overblik. På samme måde opsummerer den din indgående omsætning baseret på indtægtskilde, som f.eks. Engrossalg eller detailsalg. Din fortjeneste og tabserklæring er vigtig, fordi den viser, hvor meget du rent faktisk har tjent i slutningen af dagen. Denne bundlinje er beløbet tilbage efter at have trukket de samlede omkostninger fra de samlede indtægter.
En balance er et øjebliksbillede af din samlede økonomiske stilling på et bestemt tidspunkt. Det er vigtigt, fordi det opsummerer din nettoværdi. Balancens aktivafsnit indeholder en oversigt over alt, hvad din virksomhed ejer, herunder kontanter til rådighed, penge skyldige til dig via kundefordringer, lagerbeholdninger på hylderne og værdifulde langsigtede køb, såsom større materiel. I gældsafsnittet i din balance indgår alt, du skylder, herunder kort- og langfristede lånebalancer og gældsforpligtelser. Din virksomheds nettoværdi, baseret på de oplysninger, der fremlægges på din balance, beregnes ved at trække dine samlede forpligtelser fra dine samlede aktiver.
En pengestrømsopgørelse eller kontantstrøm proforma er et regnskabsværktøj, der hjælper dig med at forudsige, hvornår du vil have ledig kapital, og når du vil have pengestrømmefejl. Udløbsdelen af opgørelsen viser alle dine forventede indgående kontanter fordelt på måned. Disse penge skal ikke nødvendigvis komme fra indtægter fra salg af produkter eller tjenester. Det kan også omfatte kapital fra lån eller investeringer. Udløbsdelen af opgørelsen indeholder alle dine forventede udgående kontanter, herunder lønudgifter, materialekostnader, leje- og forsikringsbetalinger. Dine forventede udgifter omfatter ikke kun fradragsberettigede udgifter til virksomheden. Du vil også oplyse betalinger af lånets hovedstol, som ikke er fradragsberettigede og ikke vises på din resultatopgørelse. Bundlinjen i hver kolonne viser de udgående udgifter, der trækkes fra de indgående penge, hvilket angiver, hvor mange penge du kan forvente at have til rådighed i slutningen af måneden.
Hvad er formålet med en revisor?
Din revisors formål er at opsummere din bogholderens arbejde ved at sammensætte ledgers i rapporter. Din revisor kan også udfylde dine skatteformularer og rådgive dig om den bedste måde at bruge og spare penge på. Du kan eller ikke behøver at ansætte en professionel revisor, afhængigt af dit komfortniveau ved at arbejde med tal, din virksomheds kompleksitet og din skattesituation.
Din bogholderens formål er at indtaste kvitteringer og fakturaer i en database, storbog eller regneark, så du kan spore udgifter og salg. De fleste bogføringssystemer er computerbaserede, fordi bogholderiprogrammer kan organisere og tilføje numre hurtigere og mere effektivt end manuelle, håndskrevne systemer. Du behøver dog ikke et computerprogram til at gøre din virksomheds bogføring. Et håndskrevet system, der sporer salg og udgifter, vil også give de oplysninger, du har brug for.
Du kan lave din egen bogføring ved at holde øje med indtægter og udgifter og spore disse oplysninger på en måde, som er nyttig for dig og din revisor. Oplysningerne skal være lette at læse og forstå, og det bør nøjagtigt afspejle din virksomheds økonomiske aktivitet. Dine bogføringsoplysninger vil være nyttige for din revisor, fordi den giver de nødvendige oplysninger til udarbejdelse af skatterapporter og lånedokumenter. De samme oplysninger kan være nyttige internt for at give indsigt i din virksomhed, for eksempel at vise, hvor meget din indkomst kommer fra grossistsalg i forhold til detailsalg, og hvor meget du bruger på materialer mod arbejdskraft.
Selvom du ansætter en revisor og en bogholder for at organisere dine økonomiske oplysninger og forberede dine skatter, har du stadig regnskabsansvar som virksomhedsejer. Du skal gemme alle de oplysninger, de har brug for, f.eks. De fakturaer, du skriver, og de kvitteringer, du modtager til erhvervskøb, du har foretaget. Jo mere organiserede disse dokumenter er, når du bringer dem til din bogholder og revisor, jo mindre skal du betale for deres tid. Det tager en bogholder længere til at organisere en skoboks fuld af kvitteringer end at arbejde metodisk gennem en fil med papirarbejde, der allerede er sorteret efter dato eller med kreditkortkonto.
Hvad er reglerne for regnskabsføring?
Regnskabsreglerne styrer, hvordan udgifter og indtjening indgår i et system som debiteringer eller kreditter. Disse regler gælder for dobbelt bogføring, et system, der har været i udbredt brug siden slutningen af middelalderen. Dobbeltregistreringssystemer sporer ikke kun dine indtægter og udgifter, de viser også, hvordan penge og aktiver flytter rundt om din virksomhed. I et dobbelt indtastningssystem skal alle poster, der indtastes som en debet, afbalanceres med en tilsvarende kredit og omvendt. Alternativet til dobbelt bogføring er et enkelt indrejsesystem, hvor du blot opregner og tæller dine indtægter og udgifter uden indbyggede protokoller for at forene disse poster med din faktiske økonomiske situation.
Ved arbejde med personlige konti skal en person, der overfører aktiver til virksomheden, krediteres, mens modtageren eller virksomheden skal debiteres. Dette virker modstridende, fordi midlerne har efterladt hænderne på den enkelte og er blevet overført til virksomhedens hænder. Bogføringsregnskaber beskriver imidlertid ikke altid de faktiske kontanter. Snarere henviser de til beløb, der skyldes eller ejes. Når en person som en ejer overfører penge til en virksomhed, øger denne transaktion eller kreditter kontoen og repræsenterer det beløb, som virksomheden skylder den pågældende. Denne samme overførsel af midler opretter en debet for virksomhedskontoen, fordi selvom kontanter er til rådighed og til rådighed, skyldes det nu den person, der har leveret det.
Når du beskæftiger dig med rigtige konti, såsom fast ejendom og maskiner, kræver regnskabsreglerne dig at debitere nye køb og kreditartikler, som du har solgt eller på anden måde taget ud af drift. Aktivet opføres oprindeligt som en debet, fordi du har brugt penge til at erhverve det. Hvis du sælger den eller tager den ud af drift, efter at den har overlevet sin brugstid, fjerner du debet eller krediterer den konto, der repræsenterer, hvad du skylder ved køb.
Når din virksomhed køber materialer eller betaler husleje, kræver regnskabsreglerne, at du sender disse transaktioner som debiteringer. Omvendt, når du sælger produkter eller tjenester, behandler dit regnskabssystem disse transaktioner som kreditter. Køb, der kræver udgående midler, reducerer din virksomheds kapital, og dermed spores de som debiteringer. Indtægter og andre gevinster, såsom indbetalte lejebetalinger, øger din virksomheds kapital, så de spores som kreditter.
Selvom disse regler for regnskabsføring regulerer, hvordan hver transaktion vises i dit bogføringssystem, behøver du ikke faktisk at forstå og anvende dem, medmindre du foretager indtastninger i et dobbelt bogføringssystem, der ikke er forudprogrammeret til at organisere dine oplysninger. Hvis du for eksempel bruger en håndskrevet storbog som grundlag for dit regnskabssystem, skal du beslutte hver gang du foretager en post, om denne transaktion repræsenterer en debet eller kredit, og hvor den tilhørende debet eller kredit vil blive vist. Men hvis du bruger bogføringssoftware, f.eks. QuickBooks, vises dine checks, fakturaer og salgskvitteringer automatisk i de korrekte kredit- og debetkonti sammen med deres tilhørende debiteringer eller kreditter.
Sådan bruges regnskab i erhvervslivet
Fordelene ved regnskab er ikke kun et spørgsmål om god forretningsstrategi, selv om regnskabsoplysninger helt sikkert hjælper dig med at strategisere og planlægge. Ingen virksomhed kan overleve uden nogen form for regnskabssystem. Hvis din virksomhed foretager køb og salg uden at spore de mængder, du har købt og solgt, har du ingen mulighed for at afgøre, om du har opnået fortjeneste eller tabt ved årets udgang. Du vil ikke vide, hvor meget du skylder og hvor meget du ejer, så du kan ikke vurdere, hvor meget af dine indgående penge du kan trække tilbage til personlig brug, og hvor meget du skal holde på din virksomheds bankkonto for kommende forretninger. udgifter.
Regnskabsoplysninger giver også værdifuld indsigt i virksomhedens drift. Det giver dig mulighed for at sammenligne dit salg i forskellige kategorier over tid, såsom at se trends for forskellige produkter på tværs af salgssteder. Det giver dig værktøjer og information til at se på dine udgifter som procentdel af dine indtægter for at se, om dine margener er bæredygtige, og hvordan virksomhedens præstationer sammenligner med konkurrenterne i din branche. En kontantstrøm proforma giver dig mulighed for at søge kapitalkilder, før du rent faktisk har brug for dem og planlægge større køb for at svare til årets tider, når kontanter er rigelige. At drive en virksomhed uden regnskabsoplysninger er som at flyve et fly uden en radar.
Regnskab er også nødvendig for din virksomheds overlevelse, fordi du er lovligt forpligtet til at indberette indkomst og betale skat. Uden et komplet og præcist regnskabssystem vil du ikke vide, hvor meget du har tjent og brugt, og du vil ikke have de oplysninger, du har brug for til at udfylde lokale, statslige og føderale skatteformer. Også, hvis din virksomhed nogensinde har brug for finansiering, vil dine låneansøgninger næsten helt sikkert kræve, at du indeholder regnskaber fra tidligere år og sandsynligvis også fremskrivninger for kommende perioder.
