QuickBooks: Funktionstyper

Brugen af ​​typer i QuickBooks er en ofte misforstået funktion af programmet og lige så ofte forsømmes eller misbruges. På grund af fleksibiliteten i brugen af ​​typer er så stor, at den kan bruges til at holde styr på enhver form for information, der ønskes om enten kunder, job, leverandører og varer, der sælges eller købes. At vælge, hvilke data der skal følges, afhænger af virksomhedens type.

Leverandørtyper

Korrekt brug af typer inden for QuickBooks-programmet giver dig mulighed for at generere tilpassede rapporter og mailinglister ved hjælp af de data, der er meningsfulde for en bestemt virksomhed. Virksomhedsejere har mange muligheder i form af leverandørtyper. Nogle virksomheder vælger at bruge en leverandørs industri som en type. En forhandler kan opsætte sælgertyper, der afspejler de produkter, de sælger. Nogle leverandører sælger dagligvarer og andre lægemidler eller tobaksvarer. Andre virksomheder kan have leverandører, der er specifikke for en geografisk region, når levering af produktet er tidsfølsomt, de kan oprette typer baseret på sælgerlokalerne.

De i byggebranchen kan vælge at skrive leverandører afhængigt af typen af ​​ydelser. For eksempel kan et byggefirma bruge malere, gipshængere, rammere og el- og VVS-entreprenører. Hvis det er nødvendigt at oprette en undertype (for eksempel hvis et firma bruger en underleverandør til indvendige malingjob og en anden til udvendige malingjobs), ville det skabe en generel type mærkede malere og en undertype for indvendige og udvendige malere.

Dette gøres via skærmen Rediger leverandør, når du indtaster i typen under rummet for navnet på sælgerens forretning.

Kunde / Jobtyper

For de virksomheder, der udfører mere end ét job til samme kunde, giver QuickBooks mulighed for oprettelse af job under kundens navn. Brug de samme typer til kunder som brugt til leverandører, selv om en kundes geografiske område måske ikke er lige så vigtigt at vide, som det er for leverandører. Nogle virksomheder har engros- og detailkunder og som sådan anvender disse betegnelser som typer. Hvis der ikke er nogen indlysende betegnelser, der bruges til at adskille kunder, skal du bruge typer til at holde styr på, hvordan kunderne hørte om virksomheden. Disse kategorier vil omfatte "mund til mund", "gule sider", "avisannonce" eller "direct mail". Ved årets udgang kunne der udarbejdes en rapport, der viser, hvilken marketingkampagne der var mest succesfuld med at generere kunder og salg. Med jobtyper ligner de virksomheder, der bruger funktionen "jobs", byggefirmaer. En kunde kan få din virksomhed til at reparere et tag en dag og håndtere et VVS problem på en anden dag. Oprettelse af en jobtype for hver tjeneste udførte hjælpemidler til at finde ud af, hvilke tjenester du tilbyder, der genererer mest profitmargen og dem, der ender med at koste mere penge i udgifter end i indtægter.

Varetyper

Elementtyper er den eneste type, der allerede er defineret af QuickBooks-programmet. Der er 12 varetyper forudindstillet i QuickBooks. En vare er en tjeneste eller en fysisk genstand, der sælges. Varetyperne er som følger:

1. Service - hvis du sælger tjenester, fx et landskabspartner, skal du oprette en vare "Mowing" og gøre det til en "Service" type.

2. Opgørelse Del i samme landskabsplejevirksomhed, hvis du sælger dele til reparation af græsplæneudstyr, for eksempel "Mower Blades", ville disse være en opgørelsesdel.

3. Inventory Assembly-En samling består af en række separate opgørelse dele for at fuldføre en hel vare. For eksempel hvis du skulle opbygge en skammel, ville den bestå af et sæde, fire ben med støtte og måske en afføring pude.

4. Ikke-oplagringsdele-Brug denne type til at kategorisere ting som kontor- og rengøringsmateriel. Hvis du opkræver din kunde for varer, der er nødvendige for at fuldføre et job, vil disse elementer blive betragtet som ikke-lagerdele.

5. Faste aktiver - Et aktiv, du har, der er afgørende for driften af ​​din virksomhed og er mere eller mindre en fast fixtur. Et køretøj, en bygning eller en computer ville kvalificere sig som et anlægsaktiver.

6. Andre gebyrer - Hvis du opkræver forsinkelsesgebyrer, finansieringsomkostninger eller forsendelsesudgifter, betragtes disse som "andre gebyrer."

7. Subtotal - for at inkludere en subtotal på kundefakturaer skal du oprette en "Subtotal" type. Dette tilføjer alle varer og giver en løbende sum, før salgsafgiften tilføjes til det samlede beløb. Dette hjælper, når du bruger funktionen "Rabat" for at fjerne en procentrabat, inden der tilføjes skatter.

8. Gruppe - Ligesom en lagerfortegnelse består en gruppe af varer, der indgår i en "pakke" aftale. For eksempel kan en komplet græsservicedetalje bestå af de separate serviceelementer, "Mowing", "Edging" og "Tree Trimming."

9. Rabat - Oprettelse af en rabatpost trækker enten en procent eller et fast beløb fra den subtotale.

10. Betaling - Hvis det er almindeligt for en kunde at betale en del af det skyldige beløb på salgstidspunktet, skal du oprette et "betaling" element, der reducerer det skyldige beløb på en faktura.

11. Omsætningsafgift-Salgsskat beregnes normalt på et statsligt og lokalt plan. Denne post gør det muligt at oprette en særskilt momsafgift for staten og for den lokale skat.

12. Salgsskattegruppe - Denne vare består af to eller flere separate momsafgifter som en gruppe. I dit amt kan du have en 1 procent skat og en statsafgift på 6 procent. Med "Sales Tax Group" kan du få en linjepost, der holder styr på begge typer "momsafgifter" i samme transaktion.