Når en intern undersøgelse fører til disciplinære eller juridiske handlinger, skal du skrive en undersøgelsesrapport til støtte for din sag. At præsentere resultater klart og faktisk kan bygge en ubestridelig rekord, mens en dårligt skrevet rapport har potentialet til at svække din sag. Hver virksomhedsejer bør vide, hvad der skal medtages i en undersøgelsesrapport og hvilket format det skal tage.
Det grundlæggende
En undersøgelsesrapport fungerer til at levere fakta og nogle gange fremsætte henstillinger baseret på fakta og påstandernes karakter. Kortfattet og objektivitet er lige så afgørende, at præcise oplysninger er at etablere troværdighed. En formel formularrapport skrevet i den første person tilføjer også troværdighed. Ved lange rapporter kan en indholdsfortegnelse og nummererede sider gøre lokalisering af specifikke oplysninger meget lettere. Inklusiv en forsiden, selv for en kort rapport, er vigtig for oplysninger om privatlivets fred.
Åbningsafsnit
Den første del af rapporten skal indeholde grundlæggende oplysninger, som f.eks. Afsenderens og modtagerens navne og en emnelinje, der identificerer emnet for undersøgelsen. I den anden sektion skal du identificere klageren, beskrive påstanden eller påstandene, angive undersøgelsens start- og slutdato og identificere kilderne til oplysninger og beviser, der bruges til at gennemføre undersøgelsen eller udarbejde rapporten. Bulleted lister er nyttige til at gøre informationer i dette afsnit lettere at læse.
Undersøgende fakta og resultater
Nuværende faktiske faktuelle fakta i en punktliste, i fortællende afsnit eller i en kombination af begge. Resultater skal beskrive hvert trin i undersøgelsen i kronologisk rækkefølge og inkludere datoer og tidspunkter, hvor det er muligt. Selv om du kan inkorporere understøttende beviser i afsnittet om resultater, er referencer og derefter tilføjelse af beviser som udstillinger i slutningen af rapporten ofte et bedre valg, da det ikke afbryder rapportflowet. Dette omfatter vidnesbyrd, fotografier, videoer, e-mails, dokumenter og scannede filer.
Konklusion
Afslut rapporten med et eller flere fortællende afsnit, hvor du opsummerer undersøgelsen og, hvis det er hensigtsmæssigt, anbefale, hvordan du bevæger dig fremad. Et resumé bør indeholde en redegørelse for overtrædelserne og give tilstrækkelig information om, at læseren forstår, hvad der understøttede undersøgelsen uden at have læst hele rapporten. Anbefalinger bør være handlingsmæssige trin, der svarer til påstandens sværhedsgrad, de fremlagte beviser, juridiske konsekvenser og din adfærdskodeks eller medarbejderadfærdspolitik.
