Agendaer forbereder forventningerne til et møde. Ved hjælp af en dagsordenskabel tilvejebringes standardisering og et formelt format til et direktørmøde. Planlægning af møder viser professionalisme og beredskab, der er nødvendige for et smidigt møde. Når du distribuerer din dagsorden en eller to dage før mødet, vil det være muligt for inviterede at forberede og forudse møderpræsentationer og diskussioner. Direktørens har ofte travle tidsplaner med lidt tid til at sortere gennem komplicerede dokumenter. Jo enklere du kan lave dagsordenformat, desto lettere bliver det for direktører og assistenter at bestemme mødeformål, placering og emner.
Opret din regissørens møde dagsorden i et tekstbehandlingsprogram, som f.eks. Microsoft Word. Word er et program, som de fleste kan få adgang til og giver flere downloadbare møde dagsorden skabeloner, som du måske vil bruge som udgangspunkt. Du kan tilpasse dagsordenen med dit firmas logo og navn.
Indtast navnet på mødet, dato, klokkeslæt, sted og konferenceopkald i dagsordens overskrift. Indsend informationerne tydeligt øverst på siden og centreret, så inviterende er klar over, hvordan og hvornår de skal få adgang til mødet. Du kan også medtage en liste over inviterede og facilitatorer som plads på siden tillader.
Opfordre dagsorden emner fra de deltagende direktører. Send en email mindst en uge før mødet for at spørge om emner for dagsorden. Indtast emner for dagsordenen i overensstemmelse med, hvordan du planlægger at præsentere hvert emne. På skabelonen skal du liste hver dagsorden med nummeret til venstre og navnet på den ansvarlige for at lede diskussionen til højre for emnet. Hvis tiden er begrænset, kan du måske tildele tidsrammer til hvert emne og notere dem ved siden af dagsordnen.
Liste "Næste trin" og "Andre poster" som dine sidste to dagsordener. Dette vil gøre det muligt for dit møde at pakke op med eventuelle handlingsplaner og andre emner, der måske ikke er formelt opført på dagsordenen.
Tips
-
Brug samme dagsorden format til efterfølgende direktørmøder. Direktørerne vil blive vant til at se på dagsordformatet og nemt se mødet detaljer og emner. Sørg for, at dine dagsordener er klare, har god plads mellem linjer og klart viser formålet med dokumentet og grunden til mødet.
