Et effektivt svar på et brev, der anmoder om information, giver kunden de ønskede oplysninger med det samme og undgår overflødig ordlyd eller fyldstof. At reagere på kundernes anmodninger om information rettidigt øger din virksomheds troværdighed.
Åbning
Indsæt kundens navn og kontaktoplysninger i øverste venstre hjørne af brevet, i standard brevformat. For eksempel:
John smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Under kundens adresse skal du indsætte den dato, du udarbejder brevet.
Brug kundens fornavn til at personliggøre brevet i stedet for den generiske "Kære kunde." Første linje efter hilsen skal lade ham vide, at brevet er et svar på hans anmodning om information: "Kære John, Som svar på din anmodning om information …"
Letter Body
Har kundens brev foran dig, når du udarbejder dit svar. Læs brevet igen for at sikre, at du klart forstår de oplysninger, han anmoder om. Hvis kunden ønsker mere end et stykke information, fremhæv de forskellige elementer for at sikre, at du ikke efterlader nogen information. Derefter i brevlegemet, adresse hvert element i listformat. Hvis det er relevant, skal du bruge bullet-punkt eller nummererede listformateringselementer, der er angivet i dit softwareprogram.
Lukning
Inviter kunden til at gribe ind Baseret på de oplysninger, du har leveret og genoptager din virksomhed, rådgiver Cynthia Perun i Entreprenør. Hvis du kan hjælpe kunden med at placere en online-ordre fra din virksomhedsplacering, skal du bede ham om at komme til butikken for at gøre det. Medtag dit virksomheds telefonnummer, e-mail-adresse og webadresse. Det er okay at gentage disse oplysninger i brevets lukning - og opfordre kunden til at kontakte dig, hvis han har brug for opfølgningsoplysninger.
Tips
-
Typografier og grammatiske fejl reflektere dårligt på din virksomhed. Inden du sender korrespondance til kunderne, herunder svar på anmodninger om oplysninger, skal din administrativ assistent eller en kollega korrekturlæse bogstaverne mindst to gange.
