Filing er et gammelt system, der gør det lettere at finde dokumenter. Disse dokumenter kan omfatte breve, notater, regnskaber, rapporter og andre former for korrespondance. For at opnå et sammenhængende og effektivt arkiveringssystem skal du anvende egnede procedurer. Selv i dagens elektroniske tidsalder er virksomheder og hjemmekontorer stadig nødt til at vedligeholde papirfiler.
Kategorier
Grupper dine filer i kategorier. Hovedkategorien vil være den primære overskrift, der repræsenterer alle de andre filer, der vil blive placeret under den (underkategorier). Afhængigt af anvendelsesområdet for kategorien kan det omfatte hele arkivskuffen. For eksempel:
Kategori: Lønningsregistre 2014 Underkategorier: Lønningsregister Januar 2014 Lønningsregistrering Februar 2014 Lønningsregistrering marts 2014
Fortsæt dine underkategorier gennem til slutningen af året. Hvis din kategori vil udfylde en hel skuffe, skal du lave en etiket og placere den på skuffens yderside; Mærk din underkategori mapper og læg dem inde i skuffen. Brug hængende mapper til dine kategorier, når du har flere kategorier til en skuffe og placer de mærkede underkatalogfilmapper inde i dem.
Filing Regler
De to grundlæggende arkiveringsregler er alfabetiske og dato arkivering. Når du udfører alfabetisk arkivering, skal du følge filen i alfabetet. For datoen arkivering, arkiver dine seneste filer ovenpå. Der findes flere regler for alfabetisk arkivering.
Ved arkivering med navn, arkiveres ved første bogstav (dvs. Langston Construction, Parkinson Carwash, Rivers & Associates, Thomson & Company).
Når fornavnet er identisk, arkivere det andet bogstav (dvs. Ace, Adele, Angie, August).
Fil ved efternavn (dvs. Connor, Luke; Denver, Marion; Fullerton, JD; Schuster, AP).
Fil ved begyndelsen, når efternavne er identiske (dvs. Garrison, DC; Garrison, EF; Garrison, GH; Garrison, YB).
Brug det første præfiksbrev, når efternavnet indeholder et præfiks (dvs. de la Hoya, GU; de Mark, DS; van der Roy, FH; van Under, PE).
Fil efter det første efternavn, når der er to (dvs. Anderson & Leiberman; Cypress & Florsheim).
Fil Mac, Mc, M 'filer som Mac; fil St og Saint som Saint (dvs. MacIntyre, McKnight, M'Clever; eller Saint Paul's, St. Mary's).
Filvedligeholdelse
Når dit arkiveringssystem er pænt på plads, skal du vedligeholde det. Har en udpeget bakke for alle dokumenter, der skal arkiveres lad dem ikke ligge rundt. Pak ikke mapper eller skuffer med filer; dette gør det sværere at udtrække dem. Prøv at gøre nogle arkivering mindst en gang om dagen. Hvis du kører et lille firma, skal du gøre det en gang om ugen. Hvis du har filer, der er slidt fra brug, skal du lave nye filer til dem. Sæt uønsket papir i genbrugsbeholderen eller shredderen. Hvis dine filer er fortrolige, skal du altid huske at låse skufferne.
