En front office manager, nogle gange kendt som receptionist eller kontorist, fylder et stort antal roller. Denne kundeorienterede stilling, som typisk findes i hospitalsbranchen, tjener til både grænsefladen med kunderne og udfører kontoropgaver i virksomheden. Selv om ansvar og kompensation varierer betydeligt fra organisation til organisation og endda inden for virksomheder, deler mange kontorchefer en række grundlæggende pligter.
Kundeinterface
Front office managers ofte interface med kunder, ofte hilsen dem, som de går ind i virksomheden, besvare forespørgsler og generere salg. Ifølge en generel jobbeskrivelse, der er opført på jobsidenskabet Career Builder, kan front office managers modtage og behandle betalinger fra kunder og give kvitteringer efter behov. I nogle tilfælde handler front office-chefer i henhold til Career Builder også med besværlige kunder eller gæster og engagerer passende sikkerhedspersonale for at imødegå kundernes sikkerhedsproblemer. Afhængigt af organisationen kan en front office manager interface med alle gæster eller kun med dem, der anses for følsomme eller vigtige.
Office Management
Front office managers sørger for at virksomhedens front office fortsætter med at fungere effektivt. Forvaltning af kontoret kan indebære analyse af udgifter for at minimere omkostningerne i henhold til en stillingsbeskrivelse, der er indsendt på indgivelseswebstedet Hotel Mule, og nogle ledere gennemgår daglige logbøger for at bevare en bevidsthed om forretningsaktiviteter. Front office managers bør være bekendt med typiske kontor applikationer som regneark og tekstbehandlere. Ifølge ansættelseswebstedet The Job Fool kan medarbejdere i denne stilling også bruge firmaets proprietære systemer til at opretholde forretningsaktiviteter.
Administrer kundeoplevelse
Medarbejdere i en front office manager position har et stort ansvar for at sikre kunder og gæster får eksemplarisk service. Udover at simpelthen interagere med kunder og tage fat på sikkerhedsproblemer, fungerer også kontorchefer som et enkelt kontaktpunkt for kundeklager og eskalerede problemer. Front office managers kan godkende salgsfremmende priser som reaktion på kundeforhandlinger, ifølge en jobbeskrivelse, der er opført på Hotel Mule, og nogle kontorchefer har beføjelse til at yde rabatter, servicekreditter eller gratis service til utilfredse gæster. Front office-chefer kan også arbejde sammen med andre grupper inden for virksomheden, som husholdning og vedligeholdelse, for at sikre gæsterne en ren, fuldt operationel ejendom ved ankomsten.
Personale tilsyn
Afhængigt af organisationen kan front office-ledere være ansvarlig for tilsyn med medlemmer af hotellets personale. Overvågningsopgaver, ifølge The Job Fool, kan omfatte planlægning af personale til at imødekomme kundernes efterspørgsel, planlægning og tildeling af arbejde og udvikling af medarbejderkommunikation. Front office managers kan planlægge og udføre periodiske medarbejdermøder og endda samarbejde med lederne af andre afdelinger for at sikre gennemførelse af organisatoriske opgaver. I nogle tilfælde udvikler medarbejdere i denne stilling og leverer træning for at holde medarbejderne op til de ændrede forretningsmetoder.
