Et regnskabsinformationssystem tager alle data og tal fra en organisations regnskab og ordner dem til en ordnet struktur. Regnskabsinformationssystemet har tre grundlæggende funktioner: At indsamle og behandle data, at give information til beslutningstagere i organisationen og for at se, at regnskabspersonalet registrerer oplysninger nøjagtigt og beskytter dataene.
Indsamling og forarbejdning
I indsamlingsfasen af et regnskabsinformationssystem samles regnskabsførere eller bogholderer og registrerer data fra kontantsalg, tilgodehavender, kontantopkøb, gæld og lønseddel, blandt andre transaktioner. I edb-systemer behandler softwareprogrammet alle debet og kreditter i en komplet informationsstyringsdatabase.
Rapporter til ledelse
Regnskabspersonale distribuerer rapporter til beslutningstagere inden for organisationen, som salgs- og marketingchefer, produktionsledere, økonomichefer og alle afdelingschefer. Ledelsen bruger de oplysninger, der genereres fra regnskabsinformationssystemet, til at analysere organisationens nuværende drift og økonomiske tilstand og lave planer og sætte mål for fremtiden. For eksempel kan en balance oprettet fra systemet vise ledelse, ejere, kreditorer og investorer, hvor organisationen står økonomisk på et bestemt tidspunkt.
Nøjagtighed og sikkerhed
At begrænse antallet af personer, der har adgang til systemet, udfører bedst den tredje funktion af et regnskabsinformationssystem - for at sikre, at virksomheden opretholder korrekte data sikkert. Organisationens ledere skal bestemme hvem der vil være. For eksempel kræver trænet kontorist, bogholder eller revisor adgang til at verificere og indtaste data i systemet og generere rapporter. Andre medarbejdere i organisationen, både interne og eksterne, har generelt ikke behov for at manipulere dataene.
Typer af systemer og hvad der er inkluderet
Virksomheder computeriserer typisk et regnskabsinformationssystem i alle, men de mindste organisationer. Computerbrugere indtaster data i softwareprogrammer, der gennemfører beregningerne og klassificerer og arkiverer indføringerne i de korrekte kategorier. Systemet kan derefter generere forskellige typer rapporter afhængigt af brugerens anmodning. Informationssystemet omfatter alle trin i regnskabscyklussen, og papirkopiering, der dokumenterer transaktionerne, som f.eks. Arbejdsordrer, fakturaer og årsregnskaber bliver en del af systemet. I mindre virksomheder, som f.eks. En mom-and-pop-operation, hvor færre transaktioner opstår, kan virksomheden manuelt opretholde regnskabsinformationssystemet. Igen bruger bogholderen hele regnskabscyklussen og konstruerer manuelle rapporter fra resultaterne.
