En anmodning om forslag (RFP) er en kundes skriftlige erklæring, der udtrykker et forretningsbehov og spørger, hvordan du foreslår at imødekomme dette behov og hvor meget din service eller dit produkt vil koste. Oprettelse af en oversigt, før du skriver svaret på klientens RFP, hjælper med at sikre, at alle projektkravene er blevet behandlet, og dit forslag er i overensstemmelse med det dokumentformat, der er angivet af RFP.
Elementer du skal bruge
-
Forespørgsel om forslagsdokument
-
Ordbehandlingsprogram
-
Printer
Læs omhyggeligt kundens RFP for at være sikker på, at du fuldt ud forstår forventningerne. Afklar eventuelle spørgsmål snarere snarere end senere. De fleste RFP'er angiver en spørgsmål og svarperiode for respondenterne.
Opret omrisset i formatet og ordren defineret i RFP for at demonstrere evnen til at følge anvisningerne. Nogle RFP'er efterlader tilrettelæggelsen af forslaget, mens andre har meget detaljerede strukturelle krav. At ignorere eller fejlfortolke dem er en af de hurtigste måder at få dit forslag til at falde fra overvejelse.
Brug romertal (f.eks. I, II, III) for hver hovedafdeling. Underafsnit er indrykket ved hjælp af store bogstaver (f.eks. A, B, C). Afsnit under disse er angivet ved hjælp af tal (som 1, 2, 3). Hvis der kræves et andet underafsnit, skal du bruge små bogstaver (f.eks. A, b, c).
Det romerske tal kan jeg bruges som oversigt eller resumé af RFP-svaret. Udtryk klientens anvendelsesområde og krav i dette første afsnit. Forklar hvordan projektet vil blive kontaktet, og hvorfor denne tilgang bedst tager fat på kundens behov. Fortsæt med at skrive overskrifter og kategorier af projektet som præsenteret af klienten ved hjælp af en kombination af romertal, bogstaver og tal.
Brainstorm svar på hvert afsnit og underpunkt (er) ved at skrive svar på hvert klient krav. For det oprindelige udkast kan ord og sætninger anvendes. Gentag dette trin for alle sektioner.
Udsæt dine ideer og tilføj detaljeret indhold til hver af dem for fuldt ud at klare kundens behov. Dit forslag vil sandsynligvis omfatte nogle af virksomhedens "boilerplate" eller standard genanvendelig tekst. Angiv i dit omrids hvor boilerplate skal bruges, og hvor meget det skal ændres for denne særlige RFP. Må ikke misbruge boilerplate eller bruge det til at opføre dit forslag. Potentielle kunder sætter pris på detaljerede og handlingsmæssige forslag.
Tips
-
Flere udkast kan blive nødt til at blive udviklet, inden den endelige RFP er udviklet. Bemærk hvert udkast med et andet versionsnummer i filnavnet.
