At holde styr på og bestille printerforsyninger til en stor organisation, som f.eks. En skole, kan være udfordrende. Hver model af printer bruger en anden type blækpatron eller toner, og hver blækpatron udskriver et andet antal sider, før det skal udskiftes. Selv om du kan holde øje med blækpatronen på den gammeldags måde med en papir og blyantgenereret liste, vil oprettelse af et regneark for at gemme alle relevante oplysninger spare tid og give dig mulighed for at budgettere for blæk mere effektivt over tid.
Opret et nyt tomt regneark for at spore blækpatronbestilling ved hjælp af computerens regnearkprogram. Chancerne er, at din computer kom med Microsoft Excel installeret som en del af Microsoft Office. Hvis du ikke har Excel, skal du downloade og installere en gratis kontorsuite, f.eks. OpenOffice, eller bruge et online-værktøj som Google Dokumenter, som du kan få adgang til gratis, hvis du tilmelder dig en gratis Gmail-konto.
Bestem hvilken information du vil spore. Dette vil variere fra sag til sag, og en af fordelene ved at bruge et elektronisk regneark er, at det er nemt at ændre de oplysninger, du sporer, efterhånden som dine behov ændres. Først skal du prøve at spore rumnummeret, hvor hver printer er installeret, typen af printer, de typer blækpatroner eller toner, printeren anvender, hvor meget du har betalt for blækket og datoen, hvor du sidst bestilte udskiftningsblæk.
Indtast overskrifterne for dine regnearksøjler først. Bemærk, hvordan det blanke regneark er konfigureret. Der er en række tal, der løber ned ad den lodrette akse og en række bogstaver over den horisontale adgang. Skriv "Rumnummer" i den første celle eller i række 1 kolonne A. I række 1 kolonne B skal du skrive "Printer Model." "Blækpatronmodel" går i række 1, kolonne C osv., Indtil du har indtastet en kolonneoverskrift for hvert stykke information, du ønsker at spore.
Vælg den første printer, du vil indtaste i dit regneark, og begynd med at indtaste rumnummeret i kolonne 2 i række 2. Indtast printermodellen i kolonne 2 i kolonne B, og fortsæt derefter med at indtaste alle relevante oplysninger i den relevante kolonne, herunder datoen du sidste bestilte blæk.
Indtast oplysninger for den næste printer, begyndende med række 3 kolonne A, og indtast derefter de øvrige data for den pågældende printer i hver passende kolonne. Fortsæt med at indtaste oplysninger for hver efterfølgende printer i en ny række, indtil alle dine printere og printeroplysninger er angivet. Når du er færdig, skal du gemme dit regneark på computerens harddisk.
Opret yderligere kolonner med blændedato for at optage hver gang du bestiller blæk til en bestemt printer. Gem filen på din harddisk, når du er færdig, så du kan bruge den, næste gang du bestiller forsyninger.
Tips
-
Brug speciel formatering til at fremhæve vigtige oplysninger eller som organisatorisk hjælp. Brug for eksempel en fed skrifttype til kolonneoverskrifter og en farvet skrifttype til at gruppere printere i samme organisationsenhed. For eksempel kan du bruge grøn til printere til fakultetbrug, blåt til brugerskrivere og orange til printere, der er oprettet i et bibliotek.
Efter lidt tid - et semester eller et skoleår - for eksempel - sum det beløb, der er brugt på hver printerens blæk i den periode. Du kan bruge disse oplysninger til at bemærke om nogle printere bliver brugt oftere end andre, om en printer er mere omkostningseffektiv end en anden, og selv hvilke afdelinger eller klasseværelser bruger mest blæk - oplysninger, som kan være nyttige til både omarrangering og budgettering formål.
