Federal Work Standards Act siger, at virksomheder skal holde øje med medarbejderstimerne, men angiver ikke hvordan. Selvom det betyder, at du kan bruge alt fra et papirbaseret tilmeldingsark til et komplekst computersystem, er virksomheden i sidste ende ansvarlig for at sikre, at tidsarkene er korrekte - ikke medarbejderne. Af denne grund er metoden ikke lige så vigtig som at finde et system, der virker og holder fast i det.
Sporingskrav
FLSA kræver, at lønningsregistre indeholder specifikke data vedrørende arbejdstimer og lønnen en medarbejder tjener. Uanset hvordan du holder øje med medarbejderstimerne, skal arbejdstidsdata omfatte den tid og dag, som en medarbejders arbejdsuge begynder, de timer, der arbejdes hver dag og de samlede timer, der arbejdes hver uge. Derudover skal du beholde kildedokumenter - f.eks. Tidskort, arbejdsplaner og arbejdskort - i to år, enten på stedet eller i et centralt lagersted uden for stedet.
Standard tidsporing
Standard tidsporing fungerer for både heltid og deltidsansatte, uanset om de arbejder på samme eller forskellige timer hver uge. Med standardsporing skal medarbejderne slå ind og slå ud ved hjælp af et elektronisk ur eller en computer, to til fire gange hver dag, afhængigt af om de tager en måltidspause. Ifølge US Department of Labor kan du oprette en politik som optagelsestid til nærmeste fem minutter eller en tiendedel af en time, der tegner sig for mindre uoverensstemmelser mellem urrekorder og faktiske arbejdstimer, da ikke alle medarbejdere kan klokke i eller ud på nøjagtig samme tid.
Undtagelsessporing
Du kan registrere timer ved hjælp af undtagelsessporing for administrative eller andre medarbejdere, der normalt arbejder de samme timer hver uge. Med undtagelse sporing opretter du en formular, der viser standard arbejdstid og kræver, at medarbejdere kun optager tid, hvis de varierer fra den normale arbejdsdag. For eksempel, hvis arbejdsdagen normalt starter kl 8 og en medarbejder ankommer kl. 8.10, men arbejder resten af dagen som normalt, starter starttidspunktet undtagelsen, og dagets arbejdstid vil være 10 minutter kort.
Sporing Off-site medarbejdere
De fleste virksomheder bruger computersoftware til at spore timer for medarbejdere, som arbejder hjemme eller på steder uden for stedet. Virtual tidsporing registrerer deltagelse i realtid, oftest ned til sekunder. Sæt programmet op for at køre automatisk, når en bruger logger ind på sin arbejd computer for at reducere chancen for, at en medarbejder vil glemme at slå i. På den måde vil den første skærm, en medarbejder ser hver morgen, være sit virtuelle tidskort. Valgmuligheder for virtuelt tidssporing spænder fra gratis programmer til proprietær software.
