En programstyringsplan bruges til at gruppere flere uafhængige projekter for at opnå et strategisk forretningsresultat. Ofte i programstyring lægges der meget vægt på at skrive plandokumentet, og der er mindre fokus på implementering. Der skal lægges lige stor indsats på gennemførelsen af planen for at sikre, at den gennemføres med succes, og at eventuelle afvigelser anerkendes og styres i overensstemmelse hermed. Generelt er det programlederens eller programledelsens ansvar at tage fuldt ejerskab af programplanen og sikre, at den implementeres effektivt.
Elementer du skal bruge
-
Regnearksoftware
-
Ordbehandlingssoftware
-
E-mail
-
telefon
Etablere kæde-of-command. Indstil en klar kommandovogn med en formaliseret beslutningsproces. Sørg for, at processen er enkel og kan understøtte hurtige drejningstider, så implementeringen ikke bliver standset. Sørg for, at de definerede processer ikke bliver omgået ved løbende at overvåge situationen.
Udvikle programstandarder og succesindikatorer. Identificer de standarder, der skal bruges til at måle integrationen af de forskellige programkomponenter. Dokumentstandarder relateret til processer, kommunikation, data, rapporter, skabeloner og distributionsmetoder for at sikre, at forskellige projekter og opgaver, der er en del af programmet, integreres.
Identificer en implementeringsplan og statusrapportering. Dokumentoplysninger om centrale projektfaser, tidsplaner og milepæle. Identificere plandeltagere og projektbidragsmedarbejdere og give dem skriftlig dokumentation for deres ansvar og rapporteringsmekanismer. Dette vil holde holdet fokuseret og på opgave.
Kommuniker, kommunikere, kommunikere. Alle parter involveret i programstyringsplanen behøver konstant kommunikation. Kommunikationen skal omfatte igangværende initiativer og aktiviteter, præstationsrapporter, succeser og resultater og afsætningsmuligheder for feedback, input og kommentarer.
Evaluer processen og vurder derefter planen igen. Indsamle regelmæssigt feedback fra deltagere og vurdere, om målet nås. Som hvert nøgleprojekt afsluttes, hold et formelt møde for at diskutere processen. I færd med at fejre succes, identificere forbedringsområder og ændre ressourcer efter behov for at optimere ydeevnen. Hvis mål ikke nås, skal du vurdere, om de skal ændres.
Udvikle en træningsplan. Hvis resultatet af programstyringsplanen resulterer i et nyt system eller en proces, skal der udvikles et formelt program til at give uddannelse og ressourcer til alle brugere og systemejerne. Planen skal skitsere uddannelses-, kommunikations- og forandringsstyringsprogrammer.
Tips
-
• Identificer parametre, der udløser en formel dybdegående gennemgang med hensyn til tid, omkostninger, personer eller kvalitet fra den godkendte projektplan. • Planen er en retningslinje, ikke et sæt regler. Det er vigtigt at afvige, hvis de er berettigede. • Fremme åben kommunikation. Lyt til feedback fra alle involverede parter i processen; de kan have mere effektive løsninger til at gennemføre en del af planen.
Advarsel
• Det bliver udfordrende at huske, hvem der skal gøre hvad ifølge hver version af planen. Dokumentation og løbende skriftlig kommunikation gør det nemmere at håndtere. • Byg i ansvarlighed for at sikre, at implementeringsprocessen ikke bliver stoppet. • Vær fleksibel. Uplanlagte ændringer kan forekomme. Hvis de gør det, skal de vurdere deres indflydelse og foretage justeringer i overensstemmelse hermed. Vær opmærksom på tildelte ressourcer.
