Ifølge Business Dictionary er et dokumenthåndteringssystem et "elektronisk system designet til at organisere og administrere dokumenter. Disse dokumenter er normalt organiseret med software, som giver brugeren mulighed for at få adgang til, ændre og centrere lagre dokumenterne. "Virksomheder bruger ofte disse systemer til at konvertere historiske papirdokumenter til elektroniske filer for nem reference og reducere lagerplads. De fleste virksomheder genererer en slags papirarbejde i forbindelse med deres drift. At finde den bedste måde at styre disse dokumenter på, kan forbedre virksomhedens interne workflow.
Gennemgå de indgående punkter for forretningsdokumenter. Virksomhedsejere og ledere skal bestemme, hvordan dokumenter indgår deres firma og bestemme, hvordan de bedst kan optage dem elektronisk.
Implementer software til at indsamle information elektronisk. Virksomheder kan anmode om eksterne parter - som leverandører, leverandører eller lignende grupper - at sende information elektronisk via e-mail eller hjemmesider. Dette gør det muligt for virksomhederne at indlæse oplysningerne direkte i et dokumentstyringssystem.
Kræv medarbejdere om at scanne papirdokumenter i et elektronisk arkiveringssystem. Når en medarbejder har fuldført sin opgave, kan ledere kræve, at hun scanner alle relevante oplysninger i virksomhedens computer- eller serverlagring. Medarbejderen kan derefter makulere originalen for at afhænde følsomme oplysninger.
Opsæt et dokument finder system. Evnen til hurtigt at finde lagrede dokumenter kan skære ned på en medarbejders tid på at søge efter historisk information. Virksomheder bør oprette et standard elektronisk arkiveringssystem for enkeltpersoner at gemme og finde oplysninger på et senere tidspunkt.
Tips
-
Virksomhederne kan beslutte at outsource deres dokumentstyringssystem. Virksomheder kan specialisere sig i opbevaring af oplysninger, så et firma behøver ikke rigelige mængder fysisk lagerplads til dokumenter.
Advarsel
Mens elektroniske dokumentstyringssystemer giver mange fordele for et firma, kan de også have ulemper. Virksomheder skal være i stand til at sikre elektronisk information mod misbrug eller bedrageri, mens de sikkerhedskopieres af oplysningerne for at beskytte mod computer eller serverfejl.
