For at drive en effektiv forretning er det vigtigt at holde styr på papirarbejdet. Kontrakter. Forslag. Fakturaer. Regninger. Licenser. Selv i det 21. århundrede, når det meste papirarbejde er digitalt, er filhåndtering stadig nødvendigt for at holde dine administrative operationer løbende. Mange af principperne for forretningsdokumenter er det samme, uanset om dit digitale arkiveringssystem er på din bærbare computer eller i skyen.
Filhåndteringsprincipper
Den grundlæggende lov om god filhåndtering er, at systemet skal gøre det lettere for dig at finde dokumenter. Hvis det ikke gør det, er det ikke nogen brug.
Et godt dokument arkiveringssystem, uanset om det er baseret i et stålskab eller skyen, burde gøre arkivering mindre kedelig og vanskelig; du skulle ikke skulle bruge flere minutter bare finde ud af, hvilken fil denne måneds salgsrapport går ind. Det skal også være nemt at hente de ønskede oplysninger. God arkivering er ikke afhængig af folk: Hvis din administrativ assistent eller IT-person afslutter, skal deres udskiftning finde ud af systemet. Filkategorier skal være klare og nemme at identificere. Systemet skal gøre det nemt at identificere og rense inaktive poster.
Fleksibilitet er også vigtig, især med software. Et dokument arkiveringssystem, der låser din virksomhed til en enkelt leverandør eller en bestemt computerplatform, kan vise sig at være et problem undervejs.
Systemet skal også kunne klare væksten. Filer uundgåeligt akkumuleres som din virksomhed vokser, tilføjer nye kunder og udvider medarbejdere. Et godt system kan håndtere flere data og dokumentlager, end du forventer at skulle bruge.
Fordele ved filhåndtering
God forretningsdokumentstyring kan give konkrete fordele for din virksomhed. Hurtigere arkivering og hentning sparer tid og gør medarbejderne mere effektive og produktive. Hvis et system reducerer fejlfiler, kan det spare tid og problemer. Dette er især tilfældet, hvis du går i retten eller gennemgår en revision: ikke at have nøglehandlinger praktisk kan føre til et ulykkeligt resultat.
Et effektivt, gennemtænkt system reducerer antallet af gange, du skal købe arkiveringsudstyr og mængden af plads, du skal gemme. Det gør det også lettere at træne nyt personale til fil.
Digital og Hard Copy
Brug af et digitalt filhåndteringssystem har betydelige fordele. Digital arkivering gør det muligt at søge efter dokumenter med søgeord, som kan levere det papirarbejde, du har brug for hurtigere. Et godt system har andre fordele:
- Det kan lagre en række forskellige dokumenttyper, f.eks. Tekstbehandlingsfiler, e-mails og PDF-filer.
- Det begrænser adgangen til fortrolige dokumenter.
- Det overvåger hvem der læser hvilket dokument.
- Hvis nogen foretager ændringer, kan du spore dem. Om nødvendigt kan du fortryde dem.
- Styring, når ældre dokumenter kan slettes.
- Det er nemt at få adgang til og redigere dokumenter med mobiltelefoner og andre mobile enheder.
Nogle dokumenter skal dog forblive i hard copy, selvom du scanner og digitaliserer dem. Forordninger kræver ofte, at du opbevarer kopier af erhvervslicenser og tilladelser på papir, ikke kun i cyberspace. Andre dokumenter, der kan være værd at gemme i kopi, indeholder årsrapporter, "business as" certifikater, forsikringsdokumenter og pengesedler. Afhængigt af din arbejdsstil kan der være specifikke regler om dokumentlager, du skal håndtere.
Fysiske dokumenter er i fare for ødelæggelse fra brand, jordskælv, orkan eller blot et rør, der bryder og oversvømmer kontoret. Din virksomhed skal tage skridt til at forhindre det:
- Filedokumenter i rene, sikre, miljøstabile og brandsikre beholdere.
- Lav sikkerhedskopier, enten digital, microfiche eller fotokopier.
- Find et sted at gemme kopier på stedet, så hvis der er en brand eller en anden katastrofe, vil de ikke møde samme skæbne som originalerne.
- Din backup lagringssted skal være en, du kan få adgang til efter en katastrofe. En fordel ved skylagring er, at du kan få adgang til oplysninger hvor som helst, hvor internettet stadig fungerer.
Indeksere dine poster
For at få mest muligt ud af et arkiveringssystem skal det indekseres effektivt. Standardkategorier kan omfatte skatter, kontrakter, kundekorrespondance, retssager, gældsforpligtelser og tilgodehavender for eksempel. Dine papir- og digitale filer skal følge den samme indekseringsordning. Det vil gøre det nemmere at uddanne medarbejderne til at vide, hvor de skal finde papirarbejde.
Regler for bortskaffelse af dokumenter
Når du planlægger dit filhåndteringssystem, skal du afregne en god dokumentbevaringsplan eller retningslinjerne for, hvor længe du skal beholde filer. Selv med et digitalt arkiveringssystem er dette vigtigt: Hvis din virksomhed fortsætter og vokser, kan en søgning efter "råmaterialekontrakt" eller lignende udgøre snesevis af forældede dokumenter.
Din dokumentbevaringsplan skal overveje både juridiske og erhvervsmæssige krav. Hvis du har dokumenter relateret til din skatteopgørelse, som f.eks. Kreditkortregninger, der viser erhvervskøb, siger IRS at du skal holde dem mindst tre år efter, at du har returneret. Så længe IRS'en normalt kan se tilbage og revidere dig. Bevar beskæftigelsesskatteregister i fire år og hæng videre på afkast, der påberåber en gældsudgift i syv år.
Forskellige regler gælder for forskellige poster. Du kan have filer, der er relateret til miljøoverholdelse, Securities and Exchange Commission-indgivelser, føderale og statslige arbejdssikkerhedsregler og diskriminationssager. Hver regulator har sine egne krav. Du har også brug for en politik for almindelige forretningsrekorder. For eksempel ønsker du ikke at slette en kontrakt, før du har gennemført det job, du har underskrevet. Records relateret til igangværende retssager bør ikke destrueres, selv om det ville være til din virksomheds fordel.
Det er dit ansvar eller den, der driver dit program, at vide, hvilke poster der skal opbevares og hvor længe. Den, der håndterer optegnelser, bør kende virksomhedspolitik og træne alle deres underordnede. Regelmæssige medarbejdere skal også vide noget af dette. Hvis en medarbejder f.eks. Sender eller modtager en e-mail, der skal arkiveres, har de brug for tilstrækkelig træning til at anerkende nødvendigheden.
For fysiske dokumenter giver shredding det ultimative niveau for sikker bortskaffelse. For digitale filer har du brug for procedurer, der sletter dem ud over gendannelse. Hold en rapportsporing, hvilke optegnelser du har bortskaffet, og hvornår du ødelagde dem.
Sikkerhed og privatliv
Massive hacks og data brud er en rutinemæssig kendsgerning af det 21. århundredes liv. Det betyder ikke, at de er trivielle: Et brud på data kan skade dit omdømme, koste dig penge eller udløse en bølge af retssager eller bøder. Selv information, der lækker i virksomheden, kan forårsage problemer. Flere føderale love kræver, at du f.eks. Holder medarbejdernes medicinske oplysninger fortrolige. Hvis andre medarbejdere har adgang til fortrolige poster, kan du være i en verden med lovlig smerte.
Som en del af oprettelsen af dit filhåndteringssystem skal du implementere en sikkerheds- og privatlivspolitik. Medarbejderens evne til at se dokumenter skal være påkrævet. Adgangen skal være baseret på et autorisationssystem, snarere end at bare tillid ansatte ikke at se på klassificerede dokumenter.
Det er almindeligt at dele dokumenter online, når flere medarbejdere arbejder på det samme projekt. Det åbner endnu et vindue for sårbarhed for at fortrolige oplysninger kommer ud. Filkryptering eller ved hjælp af et fildelingssystem som Dropbox kan forhindre lækager.
Dette er en anden grund til at makulere eller slette gamle, unødvendige filer. Selvom de ikke bruger din virksomhed, kan de have fortrolige oplysninger om tidligere medarbejdere eller kunder, der ikke ville sætte pris på at komme ud.
Uanset hvilke regler du får, er det vigtigt at træne alle medarbejdere, ikke kun i, hvordan du arkiverer og henter data, men også fortrolighedsregler og optagelsestidspunktet.
