Dokumenthåndtering er procesorganisationerne til at oprette, kontrollere, sikre, gemme, hente, dele og ødelægge dokumenter i alle deres former. I en alder af informationsspredning, hurtige teknologiske forandringer og sikkerhedsspørgsmål skal organisationer, der etablerer dokumenthåndteringssystemer, ikke bare overveje god forretningspraksis, men også regler, regler og standarder, der er offentliggjort af regering og internationale organer.
Rule Making Entities: Financial
Talrige føderale enheder udsteder bestemmelser, der kræver, at organisationer overholder reglerne for dokumentstyring. Følgende er et resumé af sådanne enheder, de typer organisationer, de har indflydelse på, og loven eller forordningen.
Securities and Exchange Commission i SEC 17a-4 indeholder dokumentstyringsregler for mæglere, analytikere og andre involveret i værdipapirudveksling.
Sarbanes-Oxley-loven i afsnit 404 og 409 påvirker dokumentstyring af alle børsnoterede selskaber såvel som regnskabsfirmaer, revisorer og dem, der er involveret i værdipapirhandel.
Check Clearing for 21st Century Act (Check 21) regulerer kontrolhåndtering og gælder for bankindustrien. Det administreres af Federal Reserve.
Gramm-Leach Bliley Act beskytter forbrugernes finansielle oplysninger fra finansielle institutioner og administreres af flere føderale agenturer.
National Rule of Association for Securities Dealers (NASD) Rule 3010 og New York Stock Exchange (NYSE) Rule 342 administreres af Securities and Exchange Commission og regulerer krav til registrering af elektronisk kommunikation for medlemmer af disse to organisationer.
Sundhedsvæsenets regler
Sundhedsforsikringsportabilitets- og tilgængelighedsloven (HIPAA) gælder for grupper som læger, hospitaler, forsikringsselskaber og arbejdsgivere, der beskæftiger sig med at kompilere eller transmittere patientoplysninger. Det administreres af US Department of Health and Human Services.
21 CFR 11 er den del af Code of Federal Regulations administreret af US Food and Drug Administration og adressering af elektroniske optegnelser og elektroniske signaturer. Dette afsnit påvirker sundheds- og medicinalvirksomheder.
Militære regler
Forsvarsministeriets forordninger (Forsvarsdepartementet 5015.2, version 2) definerer krav til journalhåndteringssoftware købt af Forsvarsministeriet. Andre offentlige enheder anvender også denne standard til deres programstyringssoftware.
Andre føderale regler
De føderale civile retsplejeregler regulerer, hvordan advokatfirmaer håndterer oplysninger vedrørende juridiske procedurer.
Internal Revenue Services Rev. Proc. 97-22 indeholder regler for elektronisk opbevaring og overførsel af skattepligtige oplysninger og påvirker finanssektoren.
Behovet for regler
Amerikanere er afhængige af reguleringsorganer for at sikre, at der findes beskyttelsesforanstaltninger for at sikre personlige oplysninger, beskytte finansielle transaktioner og udøve passende tilsyn med dem med kontrol over landets fødevare-, narkotika-, finansielle og sundhedsmæssige aktiver. Nationens informationsinfrastruktur er afgørende for dens forsvar og skal også beskyttes.
Standardisering af dokumentstyring strækker sig ud over USA. Ikke-statslige enheder som International Organization for Standardization og API for Open Document Management arbejder for at standardisere og dele processer til dokumentstyringssystemer for at sikre sikkerhed og tilgængelighed af informative arkiver, når de er nødvendige.
