At afskedige medarbejdere kan være en vanskelig opgave. Skrive et notat, der vil sætte folk ude af arbejde og uden en indkomst til at støtte sig selv og deres familier, er ikke en opgave, mange arbejdsgivere ønsker at møde. Hvis du befinder dig i en position, hvor økonomiske tider og manglende indtægter tvinger dig til at nedsætte din arbejdsstyrke, er det dog din første handling, at skrive et layoff-memo. Et velformuleret layoff-memo kan hjælpe din virksomhed med at undgå juridiske problemer og komplikationer, der måtte opstå under afskedigelsesprocessen.
Skriv med en tone, der udtrykker sympati over for de ansatte, der bliver afskediget. Udtryk din beklagelse ved at lade dem gå. Den rigtige tone kan hjælpe med at lette den spænding, der vil være til stede under en afskedigelse og kan hjælpe med at mindske risikoen for at vrede dine afskedigede medarbejdere.
Være ærlig. Forklar nærmere, hvorfor du skal afskedige dine medarbejdere. Hvis årsagen er baseret på manglende efterspørgsel eller fortabt fortjeneste, giv de økonomiske detaljer. Hvis der er en chance, kan du ringe til medarbejderne tilbage, forklare klart, hvordan processen kan opstå, hvis den gør det. Sørg for ikke, at medarbejderne midlertidigt afskediges, medmindre det er tilfældet.
Forklar virksomhedens politik for udvælgelse af medarbejdere. Sørg for, at politikken er skriftlig. Dette kan hjælpe med at lette chancen for en retssag fra en medarbejder, der måtte foreslå, at han blev valgt til afskedigelse af personlige årsager. Hvis din virksomhed afskrækker medarbejdere, der har mindre tid med virksomheden, skal du anføre det i notatet og henvise til den skriftlige politik.
Forklar eventuelle disponible pakker, og om de afskedigede medarbejdere vil have mulighed for at holde selskabets fordele.
Luk notatet ved at angive, at firmaet vil give henvisninger til afskedigede medarbejdere, der søger et job andetsteds. Endnu en gang, udtrykke din beklagelse, og tak medarbejderne for deres service til virksomheden.
