Vrede forretningsbrev skrives af utilfredse forbrugere eller medarbejdere, der søger en eller anden form for forandring eller økonomisk godtgørelse. Størstedelen af et vredt brev, der almindeligvis hedder et klagebrev, involverer gennemgang af fakta og begivenheder, der fører til utilfredshed. Hvis brevforfatteren virkelig ønsker at engagere virksomheden i en konstruktiv samtale, skal brevet forblive professionelt i hele.
Brug faktuelle erklæringer
Sæt fakta i brevet, ikke antagelser eller meninger. Angiv hvad der skabte frustration, vrede eller nød. Brug fakta, der beskriver detaljerne i hvad der skete i kronologisk rækkefølge. Når du anfører fakta, giver du ikke meninger eller følelser. Brevet er mere professionelt, og derfor mere effektivt, med følelser udeladt så meget som muligt.
For eksempel: "Der er en afgift på min flyselskabsregning for tre tjekkede poser. Min billet noterer kun en kontrolleret taske." Disse udsagn er faktiske, fordi de er beviselige med dokumentationen af regningen og billetten.
Når fakta er angivet, forklar hvorfor det fremkaldte vrede og frustration. Afstå fra navneopkald, profanitet og beskyldninger. For eksempel "Du stjæler mine penge med disse ulovlige afgifter," forøger kun problemet. Bevisstyveri er meget sværere end at anmode et firma om at acceptere ansvar for en fejl og automatisk sætte virksomheden på forsvaret.
Klar og kortfattet
Virksomhedsejere, ledere og kundeserviceafdelinger har ikke tid til at læse en roman. Selvom det er vigtigt at sikre, at relevante fakta bliver formidlet, holder tingene tydelige og koncise, holder læseren engageret. Tænk på klagebrevet som et resumé af et videnskabseksperiment; der er mange oplysninger, der går ind i eksperimentet, der kortfattet opsummeres med en trukket konklusion i slutningen. Et klagebrev gør det samme for at opsummere fakta og angive den afsluttede følelsesmæssige nød.
Et eksempel på, hvordan du anger din vrede er: "Jeg er sikker på, at du kan sætte pris på den frustration, min familie oplevede, da vi indså, hvad der skete." Denne tilgang stræber efter et empatisk svar snarere end en defensiv.
Anmodning om handling
Få mennesker skriver kun et brev for at lufte; handling og løsning er som regel slutmålene. For eksempel vil en medarbejder med et problem med nedsættende kommentarer fra en medarbejder sandsynligvis gerne se ændringer i selskabspolitik og disciplinærprotokol. Et eksempel på et forbrugerbrev kan være, når en hotel gæst fejlagtigt opkræves for forskellige faciliteter; en hurtig tilbagebetaling er det tilsigtede resultat.
Disse ønsker og anmodningen om handling er tydeligt angivet i slutningen af hovedkroppen lige før afslutningen. Nogle breve angiver også ønskede beslutninger i begyndelsen af brevet og derefter gentager dem i slutningen. Hold aktionsanmodninger høflig og kortfattet som resten af brevet. Gør den ønskede opløsning klar, så læseren forstår forventningerne - dette garanterer ikke noget, men det starter samtalen.
For eksempel: "Baseret på de ovenfor nævnte fakta, bedes du give fuld refusion af alle forkerte afgifter inden for de næste to hverdage." Læseren ved hvad du vil have.
Polite Lukning og Kontaktoplysninger
Luk brevet ved at takke læseren for at tage tid til at gennemgå alt og forstå de involverede følelser. Brug en standardlukning som "Tak" eller "Hilsen", efterfulgt af dit trykte navn og kontaktoplysninger. Bevis bogstavet for stave- og grammatikfejl, og tag et ærligt kig på tonen for at sikre, at den forbliver professionel.
Bemærk eventuelle vedhæftninger med brevet ved at skrive "Enclosures" under kontaktoplysningerne, der adskiller de to blokke med et linierum. Relevante bilag omfatter kvitteringer, korrespondance, billeder eller andre trykte beviser til støtte for din sag.
