Glem at nævne, at dit brev har bilag, og en potentiel arbejdsgiver, der læser dit følgebrev, kan aldrig se dit CV eller en medarbejder tror måske du ikke har sendt hende den rapport hun anmodede om. Uanset den egentlige vedhæftning skal du informere din læser om dens tilstedeværelse. Denne vejledning beskriver, hvordan man korrekt angiver indkapslinger ved brug af det populære blokbogstavsformat.
Brug firma eller personlig stationær med returadresseoplysninger. Hvis du ikke har dit eget brevpapir, kan du lave en ved hjælp af et tekstbehandlingsprogram. Angiv din returadresse øverst på siden.
Placer datoen 13 linjer ned fra toppen af siden. Udelad dagen Stave måneden i sin helhed. Følg datoenummeret med et komma og brug fire cifre for året. Eksempel: 3. januar 2010.
Opret en adresseblok to tomme linjer under datoen. Medtag læserens navn, titel, firma, gadenavn og byoplysninger. Brug den korrekte tobogstavsforkortelse for stater. Eksempel:
Ms Pamela Ives General Manager Acme Toy Company 000 Main Street Sparks, NV 89434
Skriv en hilsen efter en enkelt tom linje. Begynd din hilsen med "Kære" efterfulgt af "Ms." eller "Mr." efterfulgt af læserens efternavn og et kolon. For uformelle breve er det acceptabelt at bruge et komma i stedet for et kolon.
Skriv brevets krop efter en enkelt linie. Angiv bilagene i dit brev, så læseren ved at søge yderligere papirarbejde. Placer en enkelt tom linje mellem hvert afsnit. Indsæt ikke et indryk i begyndelsen af hvert afsnit.
Placer en blank linje mellem kropets brev og den gratis lukning. "Med venlig hilsen", "Med venlig hilsen" og "Cordially" er alle acceptable valg. Følg dine afsluttende ord med et komma.
Indtast dit navn tre tomme linjer under tøjet. Placer din titel direkte under dit navn, hvis det er relevant.
Skriv ordet "Enclosure" en blank linje under dit indtastede navn eller titel. Dette er en ekstra påmindelse til læseren.
Skriv dit navn i mellemrummet mellem det lukkede og din indtastede navn. Brug en pen.
Tips
-
Hvis du er medlem af administrativt supportpersonale og skriver et brev til en anden, skal du underskrive det endelige udkast, men placere dine initialer med små bogstaver mellem kabinettet og signaturblokken.
