Opkaldere kan efterlade forskellige meddelelser på din telefonsvarer. Nogle af meddelelserne kan være venlige påmindelser om vigtige forretningsoplysninger og kontakter. De ting, du siger om din telefonsvarerbesked, uanset om det er en personlig telefonsvarer eller forretningstelefonsvarer, vil spille en vigtig rolle i, hvilken slags information du får tilbage fra opkaldere. Der er nogle grundlæggende oplysninger, du altid bør medtage på din telefonsvarer.
Udgående besked
Den første ting du skal gøre i at efterlade en udgående besked er at identificere dit navn, organisation og telefonnummer. Den anden ting du skal gøre er at henvende dig tilgængelighed. For eksempel vil du måske sige, at du ikke er tilgængelig og give den tid og dag du vil være tilbage. Endelig skal du angive den type information, du vil have tilbage på telefonsvareren, f.eks. Navn, firma, nummer og muligvis en besked. En typisk udgående telefonsvarer lyder som denne: "Jeg er Bob Smith med Sampson, Inc. på 555-555-5555. Jeg vil ikke være tilgængelig før klokken 4 i dag, men vær venlig at forlade dit navn, firma og nummer, og jeg returnerer dit telefonopkald straks. Tak. "Husk at være kort og give klare, koncise instrukser til den, der ringer op.
Undgå problemer
Opkaldere kan undertiden kalde forkerte tal. Ved ikke at angive dit navn, organisation og telefonnummer på din udgående besked, kan du ofte modtage meddelelser, der ikke er beregnet til dig. Ved at angive disse oplysninger skal du sørge for, at opkalderen ved, at de har nået den rigtige person eller ringet til det rigtige nummer. Du vil måske ikke opfordre din opkalder til at forlade en besked. Hvis du ikke opfordrer dem til at forlade en besked, vil det være svært for dig at bedømme betydningen af telefonopkaldet. Hvis du modtager talrige talemeddelelser, er disse meddelelser vigtige for at bestemme, hvilke telefonopkald der skal returneres hurtigt, og hvordan man forbereder sig til returopkaldet. Hvis du opfordrer til beskeder, skal du bede om, at den, der ringer op, er kort eller opsummerer meddelelsen. Talemails med lange beskedforklaringer kan blive besværlige eller kunne ikke være nødvendige, og dermed spilde din tid.
Tilføj e-mail, sociale medier
Fordi så mange oplysninger deles gennem sociale medier, bør du overveje at tilføje online kontaktoplysninger til din udgående besked. Udfordringen med at forlade sociale medier kontakter får den, der ringer op, at forstå, hvor de skal forlade den. Det kan kræve, at du staver dit navn ud og ikke antager, at den, der ringer op, ved. Hvis du vil have en opkalder til at forlade en besked på din e-mail-adresse, kan du måske sige "Du kan give mig en e-mail-adresse på Bob Smith på Sampson dot com" eller "Du kan efterlade en besked hos bobsmith på sampson dot com. "Brug din bedste dømmekraft, men stave dit navn og din virksomheds navn giver den, der ringer op, den bedste chance for at få oplysningerne korrekte. Det er ikke en god ide at nævne URL-adresser, f.eks. Facebook eller Twitter, fordi de kan være forvirrende. Hvis du mener, at de er de bedste steder at forlade dig beskeder, skal du sige på din udgående besked, "Du kan også give mig en besked på min Facebook-side."
