En af de første opgaver, der er involveret i at danne en ideel organisation, søger om skattefritagelse eller 501 (c) (3), status fra IRS. En del af denne ansøgning omfatter skriftlige vedtægter, der skal godkendes af organisationens bestyrelse. IRS har ikke specifikke krav til vedtægter, men mange stater kræver, at visse elementer medtages. Statlige embedsmænd eller en nonprofit advokat kan hjælpe dig med at navigere disse krav.
Bestyrelse
Nonprofitforordninger bør indeholde krav til, hvem der kan tjene i bestyrelsen. De fleste stater kræver, at en organisation har et bestyrelse med mindst tre direktører. I nogle stater skal bestyrelsesmedlemmer være mindst 18 år. Et andet almindeligt krav er, at bestyrelsen skal udpege bestyrelsesmedlemmer, såsom præsident, kasserer og sekretær. Sekretærens stilling er vigtig, fordi han holder de officielle protokoller fra bestyrelsesmøderne.
Bestyrelsesmøder
Alle stater kræver, at bestyrelsen meddeles bestyrelsesmøder to dage til en uge i forvejen. En organisations vedtægter skal kræve en vis forhåndsmeddelelse af møderne. Alle stater tillader organisationer at definere situationer, hvor der kan træffes handlinger uden at indkalde til et formelt bestyrelsesmøde, og vedtægterne skal også definere disse typer handlinger.
Skatteår
IRS anbefaler, at en organisation definerer et regnskabsår i vedtægterne. Fælles regnskabsår er kalenderåret (januar til december) og skoleåret (juli til juni). Hver organisation kan bestemme, hvilke arbejder der passer bedst til det, så længe det er konsistent fra år til år.
Ændringer
Vedtægter skal indeholde sprog, der gør det muligt at foretage ændringer i dokumentet. Fordi vedtægter er organisationens grundlæggende dokumentation, bør de ændres sjældent, hvis det overhovedet, men der bør være en procedure til at gøre det, når det er nødvendigt.
