Revisorer arbejder en række forskellige data hver dag, fra finansielle data til lagermængder til arbejdstid. For at kunne bruge dataene har regnskabspersonalet brug for et sted at lagre dataene. Stedet hvor et firma lagrer sine regnskabsdata kaldes et regnskabsinformationssystem. De fleste virksomheder indarbejder computerteknologi til at huse disse poster og give brugerne adgang til disse poster.
Regnskabsdata
Regnskabsdata består af finansielle og ikke-finansielle data. Finansielle data giver oplysninger om oplysninger, der rapporteres om regnskabsrapporter, årsregnskaber og regeringsanmodninger. Ud over rapporterne opretholder revisorer sikkerhedskopieringsdokumentation, som kan bruges til at verificere de rapporterede tal. Ikke-finansielle data består af salgsmængder, produktionsmængder, arbejdstimer og aktivbeskrivelser. Ikke-finansielle data understøtter rapporterede finansielle tal. Salgsmængder giver oplysninger om det samlede salg. Produktionsvolumen giver oplysninger om lagermængder. Labor time data giver detaljer for lønningslisten. Assetbeskrivelser giver oplysninger om ejendomme og udstyr, der rapporteres.
Informationssystem
Et informationssystem giver lageret til at kompilere alle de data, der er nødvendige i et firma. Informationssystemer har brug for en stærk organisation for at give brugerne adgang til de oplysninger, de har brug for uden at give adgang til fortrolige oplysninger ud over deres behov. Mange virksomheder køber softwareprogrammer til at håndtere deres informationssystembehov. Andre virksomheder anvender computerprogrammerere til at opbygge et informationssystem, der opfylder deres specifikke behov.
Regnskabsinformationssystem
Et regnskabsinformationssystem er et informationssystem bygget til at opfylde de specifikke behov i regnskabsafdelingen. Regnskabsafdelingen forvalter en række fortrolige oplysninger. Timelønnen og de årlige lønninger samt privatpersonoplysninger kræver begrænset adgang inden for afdelingen. Kunde salgspriser skal forblive fortrolige, især når forskellige kunder betaler forskellige priser for lignende produkter. Kendskab til produktionsomkostninger skal forblive intern, så konkurrenterne ikke forsøger at underprisere virksomheden. Med hvert af disse eksempler behøver kun udvalgte medarbejdere adgang til oplysningerne. Et regnskabsinformationssystem skal tilvejebringe mekanismen for udvalgte medarbejdere til at hente visse oplysninger, de skal arbejde med, men ikke oplysninger uden for deres ansvarsområde.
Anvendelser
Ud over at opretholde fortrolighed giver regnskabsinformationssystemerne brugere rapporter, der er oprettet til deres specifikke behov. Regnskabsinformationssystemer tillader også brugere at downloade oplysninger i regneark. I et regneark kan brugeren vælge specifikke informationsstykker for at imødekomme deres egne behov.
