Med mange underafsnit af regnskab er der hurtige og hurtige regler og regler med hensyn til organisation og hvad der er og er ikke tilladt. Dette er ikke tilfældet med regnskabsinformationssystemer. Der er simpelthen for mange meninger om, hvad en AIS er, og hvad det ikke er. Hvad der skelner AIS fra andre informationssystemer er de juridiske og faglige forpligtelser, der pålægges virksomhedens ledelse og revisorer.
Flows of Information
Et af funktionerne i en AIS er informationsstrømmen. Det er illustreret her ved brug af en pyramide med ledelse øverst, mellemledelsen lige under det, driftsledelse under det, og operationspersonale, der repræsenterer bunden af informationsstrømmen. Oplysninger om virksomhedens præstationer løber opad til alle ledelsesniveauer gennem personale. Den øverste ledelse er ansvarlig for aktionærerne eller ejerne af selskabet for de oplysninger, de modtager. Bidrag til denne information om virksomhedens præstationer er kunder og leverandører, med hvem driftspersonalet har den daglige kontakt. Ved brug af disse oplysninger filtrerer øverste ledelse oplysninger om virksomhedens budget og instruktioner om, hvordan man ændrer eller forbedrer de daglige interaktioner med kunder og leverandører. Oplysninger fra leverandører og kunder er kendt som eksterne informationsstrømme. Personale til ledelse og ledelse til personale kaldes interne informationsstrømme.
Behandling af transaktioner
Et andet træk ved AIS er i behandling af transaktioner. En AIS behandler to forskellige typer transaktioner. Den finansielle transaktion, som er en monetær transaktion, der påvirker aktiver eller aktier i en virksomhedsorganisation. Den ikke-finansielle transaktion er en beslutning, der, selv om den ikke måles monetært, kan påvirke virksomhedens samlede regnskabsmæssige sundhed. Hvis virksomheden f.eks. Beslutter at skifte leverandør på grund af en væsentlig prisstigning fra en nuværende leverandør, er den umiddelbare virkning ikke økonomisk karakter, før den første ordre er placeret.
Alle transaktioner indgår i Regnskabsinformationssystemet med det formål at påvirke den øverste ledelses beslutningstagning. Hvis øverste ledelse er opmærksom på en kommende stigning i omkostninger, skatter eller et potentielt tab af kundekunder, kan beslutninger træffes for at imødegå negative konsekvenser af fremtidige begivenheder.
AIS Model
En typisk model af en AIS illustrerer disse funktioner og omfatter tre forskellige trin i håndtering af information. For det første er dataindsamlingen. Det betragtes som det vigtigste af alle tre trin, som om fejl går uopdaget, kan systemet skabe upålidelige output. De to hovedkrav i dataindsamlingsprocessen er, at de anvendte data er både relevante og effektive. Det er i dataindsamlingsfasen, at dataets relevans skal vejes for at filtrere alle irrelevante fakta ud af systemet. Effektivitet indebærer kun indsamling af samme sæt data én gang. Undladelse af at gøre det fører til overflødige data. Det andet trin er i databehandlingen eller forsøget på at organisere dataene på en sådan måde, at ledelsen kan træffe beslutninger i forhold til virksomhedens økonomiske beslutninger. Et eksempel ville være at bruge salgsdata til at forudsige fremtidige salgsforventninger. På baggrund af disse forventninger kan der træffes beslutninger om bemandingskrav. Det tredje trin er den faktiske generation af information, der fører til beslutningstagning. Hvorvidt beslutningen er baseret på finansielle eller ikke-finansielle transaktioner, kan beslutningen påvirke den daglige drift af virksomheden og muligvis selskabets økonomiske udsigter.
