Catering booking procedurer beskytte sælgeren og klienten. Leverandører sikrer, at kunderne vil følge med med deres engagement ved at have klienten bekræfte datoen, antallet af gæster, menuen og andre arrangementspecifikke. Kunderne sikrer deres banket dato bekræftes ved at opfylde betalingsfrister og også kommunikere deres ekstra behov til banket personale.
Møde- og kontraktanmeldelse
En catering service har et indledende møde og en gennemgang af en kontrakt med en potentiel kunde som en del af bookingprocedurerne. En salgsrepræsentant vil gennemgå vilkårene samt alle aspekter af bookingprocessen, samtidig med at omkostningerne diskuteres. Signaturer fra bookingkunderne er påkrævet og vidne. Kontrakten gives til kunden og en kopi opbevares af sælgeren.
Depositum
Et depositum er typisk påkrævet ved bestilling af cateringtjenester.Et depositum kan være påkrævet for at holde en dato og et bestemt sted; Afhængigt af sælgeren kan dette depositum kræves, selv før en kontrakt er underskrevet, og kontrakten kan undertegnes kort derefter. Kopi af kvitteringer for betalinger udbetales til kunden.
Afbestillingsgebyrer
Indlån returneres typisk ikke, men afbestillingsgebyrer kan administreres. Et afbestillingsgebyr debiteres, hvis en begivenhed udsættes. Andre politikker og bookingprocedurer kan udvikles til situationer, hvor en kunde ønsker at flytte, men ikke udsætte en dato. Et gebyr kan administreres til datoændringer. (ref 2)
Fødevaredato
En anden procedure er fastsættelse af deadlines for endelig fødevareordrer. Selvom en kontrakt og andre procedurer dikterer omkostninger, indskud og annulleringskrav, er det altid en del af processen at fastsætte en frist, når det endelige antal krævede måltider og drikkevarer leveres til cateringfirmaet. Bryllupper, fester, konventioner og messer sender deres sidste tal tre dage før større begivenheder; de giver også opdateringer om specielle måltidskrav som måltider til dem med diabetes, allergi eller for børn.
