Et sporingssystem til fornyelse af medarbejdercertificeringer er vigtigt ikke kun for rettidig fornyelse, hvilket kan være nødvendigt for at fortsætte med at udføre et bestemt job, men også for at træffe beslutninger om lønforhøjelser og kampagner. I de fleste tilfælde er elektronisk tracking mere effektiv end at bruge en tickler-fil eller skrive fornyelsesdatoer på en kalender. Selv om elektroniske muligheder kan omfatte specialprogrammeringsprogrammer, kan du også oprette dit eget system ved hjælp af kalenderindstillingen i kontorproduktivitetssoftware som Microsoft Outlook eller Google Calendar.
Planlæg datoer som opgaver
Indtast to datoer for hver certificering - og hver medarbejder - for at sikre, at fornyelsen går ind i tide. Den nemmeste måde at gøre dette på er at bruge opgaveindstillingen til at oprette opgaver for hver dato. Denne indstilling er tilgængelig på både Microsoft Outlook og Google Kalender. Indstil datoen for den første opgave en uge før den faktiske fornyelsesdato. Det er den dato, medarbejderen skal begynde at arbejde på at indsamle fornyelsesoplysninger og udfylde formularer. For den anden opgave skal du indtaste den dato, du vil indsende oplysningerne. I begge tilfælde vises opgaverne på den korrekte dag i din kalender.
Påmind dig selv
Microsoft Outlook har en påmindelse, som du kan indstille efter indtastning af fornyelsesdatooplysninger i en ny opgave. Anbring et afkrydsningsfelt i påmindelsesboksen og vælg den dato og klokkeslæt, du vil have, at påmindelseslyden skal afspilles. Selvom Google Kalender-opgaver ikke har et automatisk påmindelsessystem, kan du sortere opgaver efter dato og udskrive en daglig opgaveliste fra Handlinger-menuen.
