Sikkerhedsofficerer har brug for et etableret sæt politikker og procedurer til at guide dem i deres handlinger. Dette sæt procedurer bør være på hver etableret post som reference og skal læses. Disse protokoller leveres i træning og anerkendes af embedsmanden. Afvigelse fra disse etablerede protokoller åbner døren for ansvar og retssager for alle involverede.
Betydning
Betydningen af etablerede protokoller i stedet for sikkerhedsofficerer er afgørende. Uden en fast politik for officererne at falde tilbage giver dette for meget plads til officerer til at "klare det som de går sammen" - ofte i uvidenhed om lokale love og mandater eller bedste praksis til begrænsning af ansvar.
Typer af protokoller
Der findes tre typer af protokoller for sikkerhedsansvarlige: politik- og procedurhåndbøger, postordrer og pass-down logs. Hver af disse protokoller henvender sig til forskellige niveauer af organisationen, der går ned fra hele virksomheden, ned til det enkelte websted og endelig til de specifikke indlæg på hvert websted.
Samlet politik og procedurer
Forældre til sikkerhedsofficerens protokoller er politikken og procedurhåndbogen. Denne vejledning beskriver de grundlæggende forventninger og retningslinjer for de sikkerhedsansvarlige, der er hele virksomheden. Den er udarbejdet af bedste praksis og typisk gennemgået af et personale- eller virksomhedspersonale samt en ansættelsesrettsekspert. Denne vejledning introduceres i træning, dens principper forklares i enkle termer og indholdet anerkendes og spores.
Postordrer
Når sikkerhedschefen når sit jobsite, møder han et meget specifikt indlæg, der kræver meget specifikke protokoller. Metoden rettet med ansvarlighed er via postorderkonceptet. Disse skriftlige ordrer, korrekt gennemført og gennemgået af ledelseselementet, præciserer nøjagtigt "hvad, hvornår, hvor og hvordan" stillingen er bemandet med så lidt tvetydighed som muligt. Når posten antages for første gang, skal sikkerhedsansvarlig læse ordren og kontrollere om ændringer for at sikre, at han er i overensstemmelse med ordrer.
Pass-Down Logs
Pass-down-loggen er en vigtig protokol, hvor de mest aktuelle "realtidsoplysninger" holdes. Det er noget af en fangst-alt for ethvert problem, der er relevant for en indkommende officer, der ikke er omfattet af den generelle politik- og procedurhåndbog eller specifikke postordrer. For eksempel, hvis posten meddeles, at "den røde cementbil med kørekort 12345 kun skal godkendes med et pas på tirsdag", registreres disse oplysninger i afleveringsloggen. Dette gør det muligt at ændre postordrerne øjeblikkeligt for denne undtagelse.
Længde af protokoller
Protokollen til sikkerhedsansvarlige, uanset om de er i form af postordrer eller politikker og procedurer, skal være tilstrækkelige og dybtgående til at give bred vejledning til de fleste scenarier. Pleje er dog brugt til at undgå at skabe dokumenter, der er unødigt lange og over specifikke. Protokoller, der er for uhåndterlige eller endog modstridende risici, forvirrer officerer, der ofte finder sig langt fjernet fra dem, der skrev ordren.
