Ofte i erhvervslivet er vi forpligtet til at inkludere et følgebrev, der ledsager en større rapport, der kan sendes via post, speciel levering eller endda email. Et formelt følgebrev har et meget specifikt formål og bør skrives på en sådan måde, at det introducerer og beskriver indholdet, gentager rapportens fremtrædende tema samt angiver de næste skridt eller handlinger, der skal træffes.
Skrive en rapport Cover Letter
Brug firmaets brevpapir stationært til at udarbejde en betænkningens følgebrev i henseende til vigtigheden af det dokument, den ledsager. Selvom du bruger stationær e-mail, skal du behandle det som et brevpapir ved at inkludere et billede af firmas logo på e-mail-siden.
Inkluder dagens dato samt adresseoplysninger, herunder for- og efternavn, titel, firmanavn, gade- og byadresse, postnummer. Brug hilsen "Kære" efterfulgt af en formel hilsen som forkortelserne Mr., Fru eller Ms, hvis personen er en fremmed eller "Kære" med modtagerens første og / eller efternavn, hvis personen er kendt.
Angiv formålet med brevet i brevorganet ved at bruge ordene som "Dette brev indeholder (navnet på rapporten) til din anmeldelse eller kommentar (eller hvad som helst den ønskede handling). Benyt denne lejlighed til kort at opsummere, hvad rapporten vedrører. Prøv at opsummere formålet med rapporten så kortfattet som muligt - i et eller to sætninger maksimalt.
Bemærk konklusionen af rapporten her, uden at give væksten i rapportens resultater. Du vil have læseren til at læse den faktiske rapport og ikke kun omskrivelsen. Brevbrevet bør gøre læsernes appetit til det, der findes i slutrapporten.
Har en formel konklusion eller næste trin sektion, hvor du angiver, hvad de ønskede handlinger er fra modtageren. Vil du have dem til at videregive dokumentet på eller afmelde dig på dokumentet eller koordinere et større møde for at præsentere resultaterne? Vær meget specifik om næste trin samt dag og dato, hvis tidsfølsom handling er påkrævet.
Afslut dækslet med et formelt skilt som f.eks. Cordially, Very truly eller Med venlig hilsen. Inkluder navn og titel på bogens forfatter. Angiv navnene på andre personer, der vil modtage rapporten og følgebrev i en cc liste.
