Robert Kent, tidligere dekan fra Harvard Business School, sagde det bedst: "I erhvervslivet er kommunikation alt." Kommunikation giver ofte en blød dygtighed en vigtig forbindelse mellem alle kernefunktioner i en organisation. Når personale og administration effektivt engagerer sig i alle former for skriftlig og mundtlig kommunikation, forbedrer organisationen sin rentabilitet og troværdighed i erhvervslivet.
Standardiser kommunikationsmetoder. Hver enkelt person i en organisation har en foretrukken kommunikationsstil: e-mail, voicemail, notater, virksomhedsintranet eller ansigt til ansigt samtaler. Problemer opstår, når medarbejderne er afhængige af en bestemt metode, f.eks. Notater, og undgå at handle direkte med kolleger. Hvis du er leder eller vejledende, skal du tydeligt angive den foretrukne kommunikationsmetode til specifikke situationer for alle medarbejdere.
Fremme mere ansigt til ansigt kommunikation. Medarbejdere kan dygtigt kommunikere faktuelle oplysninger elektronisk ved hjælp af e-mail, intranet, fax og telefonsvarer. Men de skal bruge en mere direkte tilgang, når de beskæftiger sig med menneskelig følelse; for eksempel kampagner, demotioner, reprimands, meningsforskelle og tillykke med meddelelser.
Øv aktiv lytning. Gå ud over at lytte kun til indholdet af en persons tale. Lyt til hele personen ved omhyggeligt at observere ansigtsudtryk, bevægelser og ændringer i kropsholdning. Lyt uden dømmekraft og afstå fra at afbryde. Med passende mellemrum skal du omlægge det, du tror, du har hørt og bede medarbejderen om yderligere præcisering.
Respekter mangfoldighed. Arbejdspladsen er ikke længere en homogen en; medarbejdere afspejler forskelle i alder, race, etnicitet, fysiske evner og seksuel orientering. Som leder eller vejledende skal du være opmærksom på forskellige kommunikations- og arbejdsstil. For eksempel kan nogle asiatiske medarbejdere ikke være fortrolig med direkte øjenkontakt. I disse tilfælde kan ansigt til ansigt kommunikation være akavet og stressende.
Øge medarbejderdeltagelsen under møderne. Udpege en anden facilitator på hvert møde Dette vil give hver medarbejder en mulighed for at forbedre sine ledelses- og kommunikationsevner. Start hvert møde med en anden isbryder og aktivt opfordre de roligere medarbejderes meninger.
